Il modo in cui un'azienda rifiuta i candidati può influire sulla sua reputazione e sulla capacità di reclutare i migliori candidati in futuro. Gestire correttamente i richiedenti respinti riduce al minimo anche la responsabilità e la probabilità di essere citati in giudizio. Mentre le grandi aziende potrebbero essere tentate di inviare lettere di rifiuto standard semplicemente a causa dell'alto volume di candidati che ricevono, le piccole imprese - con un pool di candidati più piccolo - possono fornire un tocco più personale comunicando le cattive notizie per telefono.
Scegli le tue parole con attenzione
Usa frasi positive per tutta la durata della chiamata. Pianifica ciò che dirai in anticipo ed evita costrutti negativi. Ad esempio, scegli una formulazione come "non sei stato selezionato" invece di "purtroppo, sei stato rifiutato". Rimani cortese, onesto e amichevole, ringraziando il richiedente per il suo tempo e complimentandoti per le sue capacità o qualifiche. Sottolinea che la concorrenza era forte e che l'azienda ha avuto la fortuna di poter scegliere tra un gran numero di candidati ben qualificati.
Motivi del rifiuto
Fornisci il motivo del rifiuto per aiutare i candidati ad accettare la tua decisione come valida e non discriminatoria, ma esprimi attentamente le tue dichiarazioni e mantieni le ragioni generali per evitare responsabilità. L'onestà è fondamentale, ma evita di parlare dei tratti, degli attributi e della personalità del candidato. Se non puoi fornire una motivazione relativa al lavoro, evita di darla affatto. Prepara la tua dichiarazione prima dell'inizio della chiamata e non farti trascinare nei dettagli. Fornisci un feedback più dettagliato solo se ti senti a tuo agio e hai qualcosa di significativo da dire. Potrebbe essere più pratico limitare il feedback ai candidati interni, ai quali puoi anche fornire opportunità di sviluppo. Ad esempio, se al candidato mancava una sufficiente esperienza manageriale, offrigli la possibilità di guidare un progetto o un team.
Discutere di altri candidati
Quando un candidato non ottiene la posizione - e in particolare se non hai discusso i motivi specifici - potrebbe voler scoprire il candidato prescelto. Cerca di evitare di entrare in una discussione sugli altri candidati e non parlare delle loro qualifiche o esperienze specifiche. Per ridurre al minimo la responsabilità, evitare di affermare genericamente che il candidato prescelto era "la soluzione migliore" per la posizione e non discutere l'età, la razza, il sesso o altri fattori demografici del richiedente.
Cosa non fare
Non lasciare una cattiva notizia in un messaggio vocale: è improbabile che il candidato rifiutato apprezzerà e potrebbe danneggiare la reputazione della tua piccola impresa. Mantieni il controllo della conversazione ed evita di dare al candidato l'opportunità di porre domande. Non lasciarti coinvolgere in una discussione con il richiedente. Se si ostina a chiedere ulteriori informazioni, ribadisci la tua risposta iniziale, ringrazialo per la domanda e chiudi cortesemente la chiamata. Ancora una volta, l'onestà è la chiave: se non considererai mai più il candidato, non dargli false speranze incoraggiandolo a fare domanda per il prossimo posto vacante.