I workshop sono luoghi per insegnare, istruire o facilitare l'interazione di gruppo tra un numero relativamente piccolo di persone. Sono tradizionalmente eventi interattivi che incoraggiano il coinvolgimento dei partecipanti. L'organizzazione di un seminario implica la specificazione delle aree da trattare durante l'evento, la preparazione dei materiali necessari e la garanzia che l'evento sia programmato in modo appropriato per affrontare tutti gli argomenti all'ordine del giorno.
Definisci gli obiettivi del workshop
Il primo passo per organizzare un workshop di successo è definire lo scopo e l'intento specifico dell'incontro. Ad esempio, se il workshop intende insegnare ai partecipanti come sviluppare un press kit per i media, gli obiettivi del workshop includono una panoramica di ciò per cui vengono utilizzati i press kit, quali elementi compongono un press kit di successo e quindi istruzioni dettagliate su come sviluppare i materiali. Gli obiettivi del workshop dovrebbero essere in linea con i livelli di conoscenza esistenti dei partecipanti.
Limita la partecipazione
Un workshop efficace che coinvolga attività in piccoli gruppi, brainstorming o dimostrazioni pratiche dovrebbe essere limitato a 20 persone o meno. Ciò consente scambi personali con il facilitatore del programma e garantisce che i partecipanti al workshop abbiano il tempo per dare i propri contributi. Crea anche un ambiente per piccole sessioni di pausa efficaci.
Sviluppa un'agenda
Crea un'agenda per il workshop che delinei ogni singolo componente. Includere un'introduzione e una ripartizione degli elementi del workshop, compreso l'orario per ciascuna sezione e una designazione di chi faciliterà ciascuna parte. Questo aiuta a mantenere il facilitatore del workshop e i partecipanti concentrati e sulla buona strada. Distribuire l'ordine del giorno ai partecipanti prima del seminario, se possibile.
Designare una tempistica specifica
Suddividi il seminario in blocchi di tempo facilmente digeribili e rispetta il programma stabilito. Ciò è particolarmente importante per lunghi seminari. Se il seminario dura più di un paio d'ore, fornisci un rinfresco o una pausa per un pasto. Costruisci sempre il tempo per il lavoro di gruppo collettivo, nonché per le domande e le risposte, e dai suggerimenti di tempo ai partecipanti lungo il percorso, come ad esempio: "Abbiamo 20 minuti per finire questa sessione prima della pausa pranzo".
Preparare attrezzature e materiali
Scopri come funziona la tua sala officina prima dell'evento. Assicurati di avere posti a sedere adeguati per i partecipanti e controlla attrezzature come microfoni, luci, proiettori e sistemi di teleconferenza o videoconferenza se verranno utilizzati durante il workshop. Fai copie sufficienti di materiali, dispense e informazioni didattiche prima dell'inizio del seminario e porta penne e tavolette per scrivere extra per coloro che dimenticano. Se i partecipanti stanno imparando una particolare abilità, come un nuovo programma software, assicurati di avere risorse adeguate disponibili affinché tutti possano cimentarsi in un formato pratico.