Un budget di spesa aiuta le aziende a tenere traccia degli acquisti e limitare i costi operativi all'importo più basso possibile. Attraverso un'attenta pianificazione e analisi, i manager possono coordinare le spese con strategie fiscali e flussi di cassa. Senza budget di spesa, i manager corrono il rischio di spendere troppo e ridurre o eliminare i margini di profitto.
Capitale fisso
Le uscite di cassa per macchinari di produzione e altre attrezzature utilizzate per generare entrate, denominate attività di capitale, sono spese importanti per le imprese. Il finanziamento è spesso necessario per acquisire beni capitali perché le apparecchiature di produzione sono costose rispetto alle forniture per ufficio o alle spese mensili di routine. I budget di spesa normalmente incorporano l'acquisizione di beni capitali e quantificano il loro impatto sul capitale circolante e sui flussi di cassa futuri. Senza una spesa in conto capitale ben pianificata, le aziende non riuscirebbero a raggiungere i propri obiettivi operativi.
Manodopera diretta
In un impianto di produzione, una delle maggiori spese operative è il lavoro diretto. Ai lavoratori vengono retribuiti salari e benefit, che incidono sul costo totale dell'attività. I leader devono preventivare denaro per soddisfare i requisiti salariali e allo stesso tempo non spendere troppo per gli straordinari e ridurre i margini di profitto. Le fluttuazioni stagionali della domanda e delle condizioni economiche sono prese in considerazione nelle decisioni di spesa del lavoro. Anche il mancato budget dell'importo corretto per il lavoro diretto può ridurre la produttività.
Materie Prime
Le materie prime costituiscono una spesa importante inclusa nei budget di spesa. Le relazioni con i fornitori vengono valutate periodicamente per agevolare la pianificazione delle spese e i cambiamenti nella catena di fornitura globale rendono necessario ricalcolare i potenziali flussi di cassa in uscita. I responsabili degli acquisti sono parti importanti del processo di valutazione e il loro contributo aiuta a gestire le spese al livello più basso possibile. Tutte le spese associate ai costi delle merci vendute influenzano l'accuratezza dei budget di spesa.
Tasse
Le tasse sono una spesa ricorrente importante e devono essere contabilizzate in un budget di spesa. Il mancato pagamento del governo può comportare multe e altre sanzioni, il che rende fondamentale un bilancio fiscale adeguato. Le amministrazioni federali, statali e cittadine generalmente richiedono alle aziende di pagare le tasse. Ad esempio, le tasse federali stimate sono dovute in rate trimestrali, il che rende importante avere abbastanza contanti a portata di mano durante tutto l'anno per pagare l'obbligazione.