Le proprietà in affitto richiedono spesso spese considerevoli compensate dal reddito da locazione. Il monitoraggio di queste spese può rappresentare una sfida per i proprietari di immobili. Le parti di un contratto di locazione possono utilizzare un libro mastro per tenere traccia delle entrate e delle spese per semplificare la contabilità e mantenere un registro finanziario corrente per la proprietà.
Definizione
Un registro dei contratti di locazione, noto anche come registro degli affitti, è uno strumento finanziario utilizzato per tenere traccia delle entrate e delle spese relative a un contratto di locazione. Questi libri contabili contengono tipicamente colonne per la data della spesa, una descrizione di essa, l'importo, l'importo pagato e il saldo dovuto. Un proprietario o un inquilino possono tenere un registro di locazione, ma i libri contabili possono contenere voci diverse, a seconda di quale parte registra le transazioni.
Utilizza
L'uso di un registro delle locazioni differisce leggermente a seconda che appartenga all'inquilino o al proprietario. Il libro mastro di un locatario riflette in genere una visualizzazione semplificata che indica qualsiasi importo del deposito pagato, la data di scadenza dei pagamenti dell'affitto e la data del pagamento dell'inquilino. I registri degli inquilini in genere includono una voce al mese, sebbene alcuni includano voci aggiuntive per riflettere i miglioramenti della proprietà o le spese di riparazione. Il libro mastro di un proprietario include anche voci di entrate per il pagamento dell'affitto ricevuto. Le spese di questo registro includono pagamenti ipotecari, pagamenti fiscali, spese di valutazione, miglioramenti alla proprietà, costi di riparazione e spese di proprietà varie.
Benefici
I registri delle locazioni possono aiutare i proprietari a tenere traccia del flusso di cassa e del budget per le spese future. I registri possono anche aiutarli a valutare le spese e identificare le tendenze, e uno completo può aiutare a identificare le spese per la dichiarazione dei redditi accurata. Se un proprietario ha bisogno di sfrattare un inquilino, un libro mastro può aiutare a dimostrare una storia di pagamenti mancati o in ritardo e, se necessario, spese per le riparazioni della proprietà. Il registro delle locazioni di un inquilino può aiutare a difendersi da uno sfratto ingiusto registrando le date dei pagamenti dell'affitto e degli investimenti personali nelle necessarie riparazioni della proprietà.
Considerazioni
Sebbene un registro dei contratti di locazione possa aiutare i proprietari di immobili a registrare le spese a fini fiscali e legali, l'Internal Revenue Service non richiede ai proprietari di tenerne uno. L'IRS richiede loro di comprovare determinate detrazioni relative al noleggio e un registro di locazione può aiutare a tenere traccia delle riparazioni e di altre spese da utilizzare durante gli audit. I proprietari e gli inquilini possono tenere registri in una varietà di formati, inclusi registri scritti a mano, fogli di calcolo di base e software di contabilità degli affitti disponibile in commercio.