I sistemi di pianificazione computerizzati sono un metodo per utilizzare algoritmi e regole di pianificazione per aiutare più persone a gestire appuntamenti e riunioni. La programmazione computerizzata consente agli utenti di condividere pubblicamente il tempo libero sui propri calendari, mantenendo privati gli appuntamenti specifici. Tendono ad essere più efficienti della programmazione manuale, ma una buona segretaria per gli appuntamenti può gestire più efficacemente alcune situazioni.
Metodi di pianificazione manuale
Il metodo penna e carta è il vecchio modo di pianificare gli appuntamenti per un gruppo di lavoro, in cui tutta la pianificazione viene incanalata attraverso una segretaria degli appuntamenti con un calendario centrale. In questo modello, le persone il cui orario è stato prenotato devono effettuare il check-in regolarmente per scoprire qual è il loro programma e per far sapere alla segretaria quali orari non sono disponibili. Con grandi gruppi di lavoro o orari molto impegnativi, questo sistema può diventare rapidamente insostenibile.
Calendario pubblico
Il primo passo per informatizzare un programma è inserirlo in un sistema di calendario ospitato. La maggior parte dei calendari condivisi consente agli utenti di designare parti dei loro programmi come pubbliche e parti come private, così ad esempio un utente può pubblicare il proprio programma di lavoro e l'orario di lavoro disponibile per le riunioni, ma nascondere le aree personali del proprio calendario. In questo modello, la maggior parte dei sistemi di calendario consente agli utenti di richiedere gli orari delle riunioni, che devono poi essere confermati dai partecipanti invitati prima che si presentino come un appuntamento.
Sistemi di appuntamenti aperti
Un passo oltre il calendario pubblico è un sistema di appuntamenti pubblicato, che aumenta il calendario del gruppo di lavoro con la capacità pubblica di richiedere appuntamenti. Ad esempio, uno studio medico può pubblicare un programma di appuntamenti che consente ai pazienti di visualizzare la disponibilità imminente e richiedere i loro appuntamenti online. Oppure i pazienti possono richiedere il primo slot disponibile in un giorno specifico della settimana. In questi casi, le richieste di appuntamento pubblico vengono gestite allo stesso modo degli inviti alle riunioni su un sistema chiuso; gli appuntamenti devono essere confermati dai membri del gruppo di lavoro, dopodiché appaiono come blocchi di tempo non disponibili nel calendario.
Svantaggi della pianificazione computerizzata
Gli orari computerizzati funzionano molto bene solo quando tutti i partecipanti si impegnano a mantenere aggiornati i loro calendari. Quando alcuni utenti del sistema non sono consapevoli di come mantenere aggiornati i propri calendari, il sistema può andare in pezzi. Ad esempio, nell'esempio dell'ambulatorio del medico sopra, se un medico pianifica un appuntamento fuori sede ma non contrassegna il suo tempo di viaggio come non disponibile, troppo tempo apparirà come disponibile nell'ufficio a casa. In questi casi, un metodo combinato di informatizzazione e una segretaria competente per gli appuntamenti possono aiutare a mantenere le cose in ordine.