Lo scopo di un modulo W9 è fornire a un'entità che emette pagamenti imponibili a una società il numero di identificazione fiscale federale della società. L'IRS utilizza un W9 per abbinare le entrate segnalate dai destinatari ai pagamenti segnalati dai beneficiari, riducendo la probabilità di frode fiscale. Sebbene solo un funzionario aziendale autorizzato possa firmare alcuni moduli fiscali, un modulo W9 non è uno di questi.
Modulo W9
Per completare il modulo W9, la persona che compila il modulo deve conoscere la ragione sociale e l'indirizzo dell'entità che redige il bilancio e il tipo di entità, come una società a responsabilità limitata o una società per azioni. La persona che compila il modulo deve anche conoscere il numero di identificazione del datore di lavoro dell'entità e se l'organizzazione è esentata dalla ritenuta alla fonte.
Persona statunitense
La persona che firma un W9 deve essere una "persona statunitense". Ciò significa che il firmatario deve essere un individuo cittadino statunitense o straniero residente negli Stati Uniti. Il firmatario dovrebbe avere il consenso dell'organizzazione a firmare un W9 per suo conto, ma il consenso può essere orale o implicito. Non è necessario che un'azienda crei un'autorizzazione scritta per firmare un W9.
Politica aziendale
Un'azienda può stabilire una politica che specifica chi è autorizzato a firmare un W9 per suo conto. Se un'azienda adotta una tale politica, può limitare i firmatari ai dipendenti che possiedono la cittadinanza statunitense o le qualifiche di residenza e che hanno anche una conoscenza personale del numero di identificazione del datore di lavoro dell'azienda. In assenza di una politica, praticamente qualsiasi dipendente che sia una persona statunitense e che conosca le informazioni richieste sul W9 può firmare il modulo.
sanzioni
Il firmatario di un W9 certifica sotto pena di spergiuro che le informazioni fornite sono vere. La falsificazione intenzionale di una certificazione su un W9 può comportare sanzioni penali. La società del firmatario può anche incorrere in una sanzione civile; tuttavia, una sanzione è improbabile se il firmatario avesse un motivo valido per fornire informazioni false.