La comunicazione costruisce relazioni, comprese le relazioni di lavoro che consentono alle persone all'interno di un'azienda di coordinare i loro sforzi per il bene comune. Per evitare sovrapposizioni o lacune nel lavoro che minerebbero il coordinamento, le piccole imprese in crescita alla fine devono costruire una struttura organizzativa. La struttura non solo stabilisce il posto di tutti, ma stabilisce anche una gerarchia di comunicazione. Quella gerarchia si basa sulle connessioni stabilite nella struttura. Queste connessioni determinano i canali di comunicazione formale. Gli autori di "Gestione: soddisfare e superare le aspettative" chiamano questi canali formali "condutture designate per i messaggi", sottolineando il flusso di comunicazione aperto che consente a una piccola impresa di operare senza intoppi.
Flusso ascendente
Le comunicazioni nelle aziende fluiscono su, giù e attraverso i livelli di un'organizzazione. La comunicazione che scorre lungo la catena di comando fornisce alla direzione preziose informazioni sullo stato delle cose dell'azienda. Feedback, rapporti, informazioni sui clienti, suggerimenti e esigenze di lavoro fluiscono dal subordinato al manager. Come proprietario di una piccola impresa, non devi aspettare passivamente che queste comunicazioni avvengano. Gli strumenti che incoraggiano la comunicazione aperta da un livello all'altro includono sondaggi, riunioni regolari, una politica della porta aperta e la possibilità di partecipare a comitati consultivi.
Flusso verso il basso
Le comunicazioni che scendono da un livello al successivo spaziano dalle questioni operative a quelle strategiche. Le questioni quotidiane includono direttive del supervisore, feedback, formazione e valutazioni. Partendo dall'alto con il proprietario, tuttavia, la direzione deve anche fornire la leadership comunicando preoccupazioni più ampie - principi guida, come la visione, la missione e gli obiettivi strategici dell'azienda. Mantenere queste informazioni rilevanti spinge l'azienda lungo il percorso corretto. Oltre alle riunioni individuali e di gruppo, gli strumenti per trasmettere messaggi includono newsletter e blog, social media, manuali di procedura, rapporti, promemoria e lettere.
Movimento laterale
I livelli nella gerarchia della comunicazione stabiliscono il modo in cui le persone e i reparti comunicano all'interno dell'organizzazione. Persone dello stesso livello o simili comunicano tra di loro. Anche i responsabili dei dipartimenti lo fanno. Queste comunicazioni orizzontali consentono alle persone di coordinare gli sforzi in modo che una mano sappia cosa sta facendo l'altra. La comunicazione orizzontale include anche contatti esterni con fornitori e clienti. Le informazioni raccolte possono quindi essere condivise con i reparti oi membri del team. Oltre al contatto diretto e ai messaggi scritti, la comunicazione orizzontale si basa su strumenti quali numeri verdi e supporto tramite posta elettronica.
Effetti strutturali
Il tipo di struttura organizzativa di un'azienda influisce sulle sue comunicazioni. Nella configurazione tradizionale - il capo in alto, i manager sotto e i dipendenti in basso - la gerarchia rigorosa e formale crea canali di comunicazione formali e controllati. La maggior parte delle nuove piccole imprese dispone di organizzazioni più libere e informali e di informazioni più libere: meno condutture designate, più fiumi che tagliano i canali come vorranno. Un piccolo imprenditore che fa affidamento sui team invece che sui livelli di gestione per raggiungere gli obiettivi - la struttura del team - sottolinea necessariamente la comunicazione orizzontale tra i membri del team. Non vincolata da canali burocratici formali, le informazioni si diffondono rapidamente. La comunicazione rapida rende un'azienda flessibile e reattiva.