Comunicare cattive notizie sembra difficile se si considera che nessuno vuole riceverle. Tuttavia, come proprietario di una piccola impresa, puoi trasformare un messaggio di notizie sgradito in qualcosa che i tuoi dipendenti possano assorbire e accettare con un minimo di risentimento. Un formato indiretto è il migliore per i promemoria di cattive notizie perché rivela un messaggio in più fasi anziché tutto in una volta. I tuoi dipendenti dovrebbero subire meno shock se fornisci le notizie in questo modo.
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Scrivi una dichiarazione di buona volontà per iniziare il promemoria e attenuare il colpo delle notizie negative. Fai i complimenti ai dipendenti per i loro sforzi o presenta i fatti relativi alle cattive notizie. "Apprezzo che tutti abbiano collaborato per aumentare le nostre vendite del 5% negli ultimi due trimestri".
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Fornire informazioni di base per preparare i dipendenti alle imminenti cattive notizie. Quando presenti fatti che descrivono in dettaglio circostanze sfortunate o negative, il lettore dovrebbe iniziare a capire che lo scopo del promemoria è fornire notizie indesiderate. Inoltre, la tua presentazione dei fatti aiuta a giustificare le cattive notizie. "Anche se abbiamo registrato un leggero aumento delle vendite dell'1.5%, non siamo riusciti a raggiungere il nostro obiettivo originale del 5%. Sfortunatamente, alla luce di questi eventi, i miei piani devono cambiare". Mantieni le tue scelte di parole il più positive possibile.
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Fornisci le cattive notizie con un linguaggio chiaro ma positivo. "Come sapete, avevo in programma di trasferire parte delle entrate derivanti dall'aumento delle vendite su tutti voi. Sfortunatamente, poiché le vendite non sono state così buone come speravamo, i bonus rimarranno gli stessi quest'anno". "I bonus rimarranno gli stessi quest'anno" suona meglio di "Nessuno riceverà un aumento del bonus quest'anno".
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Scrivi un'altra dichiarazione di buona volontà in modo che la percezione dei tuoi dipendenti della tua attività rimanga il più positiva possibile date le circostanze. Ora che i dipendenti sanno cosa non puoi fare, informali di cosa puoi fare. "Tutti riceveranno il loro bonus annuale nella stessa quantità del bonus dell'anno scorso alla data pubblicata nel calendario aziendale. Se è necessario verificare l'importo del bonus in arrivo, contattatemi."
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Termina il promemoria con affermazioni positive che danno ai dipendenti speranza per il futuro. "Anche se un compenso aggiuntivo non è un'opzione in questo momento, riconosco e apprezzo i tuoi sforzi e la dedizione al tuo lavoro. Non vedo l'ora di lavorare con ognuno di voi nel prossimo anno".
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Correggi il promemoria per chiarezza e accuratezza prima di inviarlo. Leggi il tuo messaggio per assicurarti che comunichi ciò che desideri con un tocco positivo. Non lasciare ai dipendenti un'impressione negativa.