La registrazione di un'azienda come società crea un'entità giuridica separata dai proprietari (azionisti) dell'azienda. In quanto entità giuridica separata, i proprietari di una società hanno una protezione della responsabilità limitata da debiti e obblighi aziendali. La registrazione di un'attività come società per azioni richiede che la società presenti i documenti di costituzione appropriati presso l'ufficio del Segretario di Stato in cui risiede l'attività. Inoltre, le società di nuova costituzione devono ottenere licenze e permessi statali e locali per gestire la società.
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Selezionare uno stato in cui incorporare l'attività. In molti casi, un'azienda si incorporerà semplicemente nello stato in cui la società condurrà la maggior parte delle sue transazioni commerciali. Tuttavia, stati come Nevada, Delaware e Wyoming sembrano stati popolari per incorporare una società a causa del trattamento fiscale favorevole delle imprese in quegli stati. L'incorporazione in più stati farà sì che la società paghi tasse annuali, tasse di franchising e altre tasse in ogni stato in cui opera la società.
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Crea un nome per la società. La maggior parte degli stati richiede che una ragione sociale aziendale sia diversa da quella di qualsiasi altra entità registrata o detenuta in riserva nello stato. Molti stati richiedono che i nomi delle aziende contengano parole come "incorporazione", "limitata", "azienda", "società" o l'abbreviazione appropriata, come indicato sul sito web del Citizen Media Law Project. Inoltre, molti stati vietano ai nomi delle aziende di contenere parole che indicano un'affiliazione con banche o agenzie governative. Molti stati consentono alle società di condurre una ricerca di disponibilità di nomi online.
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Depositare gli atti costitutivi presso il Segretario di Stato. Gli articoli costitutivi includono informazioni quali il nome e l'indirizzo dell'azienda, nonché il nome e l'indirizzo dell'agente residente della società. L'agente residente di una società deve essere una persona di almeno 18 anni o un'azienda con un indirizzo fisico nello stato. Un agente residente sembra responsabile dell'accettazione di documenti legali per conto della società. Inoltre, l'agente residente deve mantenere un indirizzo fisico nello stato di costituzione della società. A seconda dello stato di costituzione, all'azienda potrebbe essere richiesto di elencare i nomi e gli indirizzi dei direttori iniziali della società. La maggior parte degli stati fornisce alle società articoli costitutivi da compilare in bianco che possono essere presentati online, via fax, spediti per posta o consegnati di persona al segretario di stato. Il metodo e le tariffe per la presentazione degli articoli costitutivi variano da stato a stato.
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Creare statuti aziendali scritti per l'azienda. Molti stati non richiedono alle società di archiviare statuti aziendali con lo stato. Al contrario, le società dovrebbero conservare lo statuto aziendale scritto nei locali commerciali come documento di riferimento. Lo statuto aziendale scritto stabilisce le regole e i regolamenti che disciplineranno la società. Non sembrano esserci criteri specifici per quanto riguarda la creazione di statuti aziendali scritti. Informazioni come come e quando le riunioni vengono convocate per l'ordine, nonché i doveri dei funzionari aziendali sono spesso incluse nello statuto scritto della società.
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Emettere certificati azionari agli azionisti della società. Come accennato sul sito web del Citizen Media Law Project, gli azionisti della società possono scambiare contanti, proprietà o servizi in cambio di azioni di azioni societarie. Le nuove società emettono azioni durante la riunione aziendale iniziale. Il consiglio di amministrazione della società ha la responsabilità di stabilire il prezzo per azione delle azioni della società.
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Richiedi un numero di identificazione fiscale federale all'IRS. Le aziende possono richiedere un numero di identificazione fiscale federale per telefono, fax, online o per posta. Le aziende che fanno domanda per telefono o in linea riceveranno un numero di identificazione fiscale federale per uso aziendale immediato. Le aziende che richiedono un numero di identificazione fiscale federale inviando un fax al modulo SS-4 riceveranno un numero di identificazione fiscale federale entro 4 giorni lavorativi. Il modulo di spedizione SS-4 può far aspettare una società fino a 4 settimane per ricevere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN).
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Registrati per le tasse aziendali nello stato in cui opera la società. Nella maggior parte dei casi, il dipartimento statale delle entrate gestisce la registrazione fiscale per le nuove società. Le aziende con dipendenti devono ottenere un numero di identificazione fiscale statale. Fornire al dipartimento statale delle entrate i documenti di costituzione e un numero di identificazione fiscale federale, al fine di ottenere un numero di identificazione fiscale statale. Inoltre, le società con dipendenti saranno tenute a registrarsi per le tasse di assicurazione contro la disoccupazione e per l'assicurazione di compensazione dei lavoratori. Alle società che vendono beni potrebbe essere richiesto di ottenere un permesso fiscale di vendita e uso, nonché un permesso di venditore. Le aziende possono registrare l'attività presso il sito web del dipartimento statale delle entrate o di persona.
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Ottieni le licenze e i permessi necessari per gestire legalmente la società. La maggior parte degli stati richiede alle società di ottenere una licenza commerciale generale per operare nello stato. I permessi e le licenze necessari per gestire la società dipenderanno dalla natura dell'attività. Ad esempio, le società con un punto vendita al dettaglio potrebbero dover acquisire un permesso di zonizzazione, a seconda dell'ubicazione dell'attività. Le aziende che forniscono servizi professionali, come chiropratici e contabili, devono ottenere l'appropriata licenza professionale statale.