Tenere il passo con le buste paga dei tuoi dipendenti è dispendioso in termini di tempo e complicato, e tu sei quello in linea se le tasse non vengono calcolate correttamente. Ciò richiede tempo prezioso per gestire la tua attività mentre ti concentri sul rispetto delle leggi sui salari. Non è necessario, però, perché alcuni strumenti utili possono semplificare le tue mansioni sui salari.
Stipendio
Indipendentemente da come elabori il tuo libro paga, mettere i tuoi dipendenti su uno stipendio piuttosto che pagarli ogni ora può rendere più facile l'elaborazione del libro paga. Quando sono stipendiati, i dipendenti in genere guadagnano la stessa quantità ogni settimana. Ciò significa che puoi calcolare la loro retribuzione lorda, la ritenuta alla fonte e la retribuzione netta una volta, quindi copiarla per ogni giorno di paga. Elementi come i bonus richiedono un calcolo aggiuntivo, ma l'utilizzo di un sistema salariale per i tuoi dipendenti può farti risparmiare molto tempo durante il calcolo del libro paga. Questo sistema non è adatto a tutte le aziende, in particolare a quelle che impiegano persone part-time, e ci sono leggi riguardanti chi può essere pagato su base salariata, quindi chiedi al tuo commercialista se è l'opzione migliore per te.
Software per salari
L'utilizzo di un software per la gestione delle retribuzioni può ridurre in modo significativo il tempo impiegato per il calcolo della retribuzione e delle ritenute. Ci sono molte opzioni, con banche e società di software fiscale che offrono convenienti versioni online. La maggior parte richiede un canone mensile basso, ma diverse utili funzionalità possono rendere le commissioni vantaggiose per la tua azienda. Dopo aver inserito le informazioni dei tuoi dipendenti, come quanto guadagnano e quanto hanno scelto di trattenere, tutto ciò che fai ogni giorno di paga è inserire quante ore hanno lavorato. La maggior parte delle scelte di software ti consente di aggiungere altre opzioni come ore di straordinario, ferie e giorni di malattia e commissioni. Il software calcola la retribuzione netta e crea un riepilogo delle retribuzioni per ogni dipendente. Alcuni programmi automatizzano il processo di deposito diretto o creano anche gli assegni; è sufficiente eseguire il controllo delle scorte attraverso la stampante.
Outsourcing
Pagare un contabile o una società di servizi di libro paga per fare i calcoli salariali è un'opzione facile. La maggior parte richiede una tariffa mensile basata sul numero di dipendenti che hai. La società in genere gestisce il processo di deposito diretto per te o scrive assegni dal tuo account per ogni giorno di paga. Questi professionisti finanziari tendono a rimanere aggiornati sulle modifiche della legislazione fiscale, assicurandosi di adeguare la retribuzione del personale secondo necessità. Tuttavia, l'Internal Revenue Service ritiene ancora il datore di lavoro responsabile di rimborsare le tasse se la società del libro paga commette un errore, quindi è meglio utilizzare una società rispettabile e controllare le referenze prima di assumerne una.
Mantenere Records
Parte del mal di testa del libro paga è la presentazione e il pagamento delle ritenute fiscali mensili e la creazione di W-2 o altri documenti fiscali a gennaio. Se calcoli manualmente il tuo libro paga, devi tenere traccia delle ritenute di ogni dipendente e completare i documenti statali e federali appropriati. I datori di lavoro dovrebbero conservare questi registri per tre anni, quindi è necessario essere organizzati e disporre di spazio di archiviazione sufficiente. L'utilizzo di un software per le buste paga o di una società di servizi per le buste paga può aiutarti con questa tenuta dei registri e con il pagamento dell'importo corretto nelle tasse mensili. Puoi archiviare i tuoi record elettronicamente anziché occupare immobili di valore nel tuo ufficio.