QuickBooks ha un'utilità di riconciliazione che può riconciliare il conto della carta di credito della tua azienda con l'estratto conto cartaceo della carta. L'utilità Reconcile fa parte del menu Servizi bancari e si apre in una finestra separata. Riconciliare il conto della tua carta di credito ogni volta che ricevi un estratto conto cartaceo ti aiuterà a rilevare eventuali transazioni irregolari, errate o mancate, che possono contribuire a un saldo del conto impreciso. Inoltre, il programma aprirà automaticamente l'opzione per pagare la fattura dopo aver completato il processo di riconciliazione.
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Seleziona "Riconcilia" nella sezione Servizi bancari sulla home page di QuickBooks per aprire la finestra Inizia riconciliazione.
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Fai clic sul menu a discesa "Account", quindi seleziona l'account della carta di credito in "Carte di credito".
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Immettere la data dell'estratto conto della carta di credito nel campo Data dell'estratto conto, quindi assicurarsi che il saldo iniziale sull'estratto conto della carta di credito corrisponda all'importo nel campo Saldo iniziale del programma. Se i saldi di apertura non corrispondono, è necessario correggere il saldo di apertura nel conto della carta di credito. Apri il menu "Elenchi", quindi seleziona "Piano dei conti". Seleziona il conto della carta di credito, quindi inserisci il saldo di apertura corretto o modifica le transazioni nel registro per correggere eventuali imprecisioni.
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Immettere il saldo finale dall'estratto conto della carta di credito nel campo Saldo finale. Se sono presenti addebiti finanziari, compila i campi nella sezione Immettere eventuali addebiti finanziari. Ad esempio, immettere l'importo dell'addebito finanziario e la data nei campi appropriati.
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Fare clic sul pulsante "Continua" per aprire la finestra Riconcilia, quindi selezionare la casella di controllo "Nascondi transazioni dopo la data di fine dell'estratto conto".
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Fare clic su ciascuna transazione nella finestra visualizzata sull'estratto conto della carta di credito. Facendo clic su una transazione viene posto un segno di spunta accanto ad essa e la contrassegna automaticamente come cancellata. Quando il valore Differenza visualizza "0.00", l'account viene riconciliato correttamente.
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Fare clic sul pulsante "Riconcilia ora" per aprire la finestra "Esegui pagamento". Seleziona un pulsante di opzione "Pagamento", ad esempio "Scrivi un assegno per il pagamento adesso", quindi fai clic su "OK". Questa azione apre la finestra delle opzioni di pagamento, come la finestra Scrivi assegni, in modo da poter pagare il conto della carta di credito. Si apre automaticamente anche la finestra Seleziona report di riconciliazione.
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Selezionare il pulsante di opzione nella finestra Seleziona report di riconciliazione accanto al tipo di report di riconciliazione che si desidera visualizzare, ad esempio un report di riepilogo.
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Fare clic sul pulsante "Visualizza" per visualizzare il report oppure fare clic sul pulsante "Stampa" per stamparlo. Fare clic sul pulsante "Chiudi" per chiudere la finestra.