Il libro paga gioca un ruolo da protagonista nella tua attività quando hai dipendenti che devi pagare. Se stai cedendo le redini del libro paga a un dipendente o assumi qualcuno che si assuma le responsabilità del libro paga, scrivere le procedure del libro paga può abbreviare la curva di apprendimento. La redazione delle procedure di gestione delle retribuzioni garantisce inoltre lo stesso risultato ogni volta che viene elaborata la busta paga: stipendi dei dipendenti accurati e tempestivi.
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Descrivi come i dipendenti documentano e inviano il tempo. Secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, un datore di lavoro può utilizzare qualsiasi sistema di cronometraggio che desideri, che si tratti di una scheda attività, di un sistema di monitoraggio del tempo del computer o di qualcos'altro. Annotare come i dipendenti inviano il tempo lavorato per il periodo del libro paga e la frequenza con cui vengono tagliati i controlli sui salari. Ad esempio, se le schede attività cartacee vengono inviate al responsabile delle risorse umane, elencale nella procedura in modo che la persona che elabora il libro paga sappia che è qui che deve ritirare le schede.
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Esegui le azioni mentre scrivi. Il modo migliore per assicurarsi di includere tutti i passaggi necessari per elaborare il libro paga è scrivere i passaggi mentre si eseguono le azioni di creazione del libro paga.
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Scrivi come calcolare i salari dei dipendenti. Ad esempio, se la tua azienda utilizza un programma software per computer per il libro paga, annota i passaggi che il dipendente deve eseguire per inserire le informazioni sul libro paga nel sistema per ogni dipendente.
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Discuti su come effettuare gli aggiustamenti dei pagamenti. Descrivere le procedure che il dipendente deve adottare per apportare modifiche alla retribuzione pagata ai dipendenti. Ad esempio, se un dipendente prende un giorno di ferie non retribuito, descrivere come viene effettuata la rettifica del libro paga per detrarre la retribuzione della giornata lavorativa dall'assegno del dipendente.
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Elenco scadenze di pagamento. Includere una descrizione della frequenza con cui vengono tagliati i controlli sui salari (settimanali, bisettimanali o mensili).
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Descrivere come stampare gli assegni o inviare le informazioni sui salari al gestore dei salari. Dopo che il dipendente ha immesso le informazioni sul libro paga nel software del computer o nel sistema di monitoraggio del tempo, descrivere come stampare gli assegni sui salari o inviare i record del libro paga al servizio di gestione stipendi che stampa gli assegni per l'azienda.
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Mantieni i record. L'Internal Revenue Service suggerisce di mantenere i registri dei pagamenti dei dipendenti, come W-2, timecard, dichiarazioni fiscali e altri record sui salari per almeno tre anni. Descrivere dove sono archiviati questi record e come il dipendente dovrebbe gestire l'archiviazione di questi record o il salvataggio di questi record (in formato elettronico e / o cartaceo).
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Chiedi a un dipendente di testare la bozza delle istruzioni. Una volta scritta la prima bozza dei passaggi, chiedi a un dipendente di seguire le istruzioni per vedere se elabora correttamente il libro paga. Consentire al dipendente di fornire feedback su aree delle istruzioni che non avevano senso o che hanno avuto problemi a eseguire.
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Scrivi i passaggi finali. Utilizzando il feedback del dipendente, perfezionare e adattare le procedure del libro paga in un formato finale.