I titolari di aziende, piccole e grandi, utilizzano il modulo W-2 per segnalare le informazioni su salari e stipendi ai dipendenti. Il modulo compilato indica ai tuoi dipendenti la quantità di denaro che hanno guadagnato in un anno fiscale o solare, oltre a informazioni sulla ritenuta alla fonte, come le tasse federali e statali, se applicabili. Per legge, i moduli W-2 devono essere distribuiti a tutti i dipendenti entro il 31 gennaio successivo alla chiusura dell'anno fiscale. Se sei una piccola impresa che non possiede un software fiscale, utilizza un servizio gratuito offerto dalla Social Security Administration per compilare e stampare i moduli W-2.
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Registrati per un account aziendale gratuito con la Social Security Administration sul loro sito web socialsecurity.gov. Come piccola impresa, questo servizio ti consente di generare e stampare fino a 20 moduli W-2 gratuitamente.
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Immettere le informazioni sulla società nel modello W-2. Ciò includerà il nome della società, l'indirizzo, il numero di telefono e il numero di identificazione fiscale.
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Inserisci le informazioni di identificazione di ogni dipendente, come nome, indirizzo e numero di previdenza sociale. Immettere i dati relativi alla retribuzione, allo stipendio e alla ritenuta alla fonte annuali corrispondenti dai record del libro paga. Ricontrolla le informazioni per assicurarne l'accuratezza; i tuoi dipendenti utilizzano queste informazioni per le loro dichiarazioni dei redditi e, pertanto, i dati devono essere precisi per evitare eventuali errori fiscali.
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Stampa i moduli. Ispezionare ancora una volta i moduli stampati per eventuali errori. Se i moduli sono accurati, inseriscili nelle buste aziendali e spediscili ai tuoi dipendenti.