Come tenere i verbali delle riunioni per una S Corporation

I verbali delle riunioni sono una registrazione ufficiale di ciò che è stato realizzato in una particolare riunione. A differenza di una registrazione su nastro, che riflette ciò che è stato detto in una riunione, i verbali hanno lo scopo di registrare solo le cose che sono state fatte durante una riunione. Se gestisci una società S, non sei obbligato per legge a tenere i verbali delle riunioni. Tuttavia, possono essere un buon modo per registrare i progressi compiuti dalla tua azienda verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali. I verbali possono anche essere utili come registrazione legale delle attività aziendali in caso di causa legale o verifica fiscale.

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Ottieni una copia dell'ordine del giorno della riunione in anticipo. Avere l'ordine del giorno in anticipo ti consente di comprendere il flusso e la struttura della riunione e ti mette in una posizione migliore per prendere appunti accurati.

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Annotare i fatti amministrativi della riunione. Come introduzione ai verbali effettivi della riunione, la procedura parlamentare standard richiede l'annotazione di alcuni fatti sulla riunione. Includere il nome dell'organizzazione, l'ora e il luogo della riunione e se la riunione è stata regolare o speciale. Il verbale dovrebbe includere anche i nomi dei presenti, in particolare il presidente e il responsabile del verbale. Per una società S, è possibile che il presidente e il responsabile del verbale siano la stessa cosa, poiché le società S in genere non sono molto grandi.

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Crea uno schema per i tuoi verbali in base all'ordine del giorno della riunione. I minuti che conservi per la tua società S dovrebbero seguire l'ordine del giorno della riunione, quindi crea un punto elenco per ogni punto dell'ordine del giorno e poi lascia uno spazio vuoto dove puoi scrivere i minuti effettivi.

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Registra le azioni intraprese nei verbali della riunione precedente. Uno dei primi argomenti in una riunione ordinaria è l'approvazione o la modifica dei verbali della riunione precedente.

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Registra ogni movimento e qualsiasi azione intrapresa. Il nome di chiunque faccia una mozione nella riunione dovrebbe essere registrato, insieme al risultato della mozione, come approvazione o rifiuto. Se c'è un voto, dovrebbe essere incluso anche il conteggio dei voti.

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Elenca gli avvisi forniti durante la riunione.

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Registra punti d'ordine e ricorsi. Una mozione d'ordine è una pausa nell'ordine del giorno di una riunione determinata da una possibile violazione delle regole di procedura parlamentare. In genere, il presidente dell'assemblea è chiamato a risolvere eventuali mozioni d'ordine o ricorsi. Qualora il presidente dell'assemblea fornisca motivazioni per eventuali decisioni, queste dovranno essere segnalate.

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Allegare al verbale le eventuali relazioni fornite durante la riunione. Annotare a verbale se eventuali rapporti sono allegati.

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Prendere nota dell'ora di aggiornamento della riunione.

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Invia il verbale per l'approvazione ufficiale. In genere, i verbali vengono approvati durante la riunione ordinaria successiva.

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Inserire una copia del verbale ufficialmente approvato nel file aziendale.