Quando doti la tua azienda delle giuste apparecchiature per ufficio, sapere esattamente quali dispositivi ti servono è fondamentale. Fotocopiatrici, fax e scanner forniscono tutti funzioni vitali per l'elaborazione dei documenti in un ufficio, ma potrebbero non essere necessari a seconda delle esigenze della tua azienda. Il confronto di questi dispositivi con ciò di cui hai bisogno può aiutarti a decidere quale attrezzatura ti aiuterà a mantenere le cose senza intoppi.
Funzione
Fotocopiatrici, fax e scanner servono tutti a scopi diversi all'interno dell'ufficio, pur avendo alcune caratteristiche simili. Le fotocopiatrici sono progettate per scansionare rapidamente un testo o un'immagine da un pezzo di carta e riprodurlo su un foglio di carta bianca. Gli apparecchi fax scansionano un'immagine o scrivono su un pezzo di carta e trasmettono digitalmente le informazioni a un altro apparecchio fax, che ne stampa una copia. Gli scanner leggono le informazioni o le immagini su un foglio di carta e acquisiscono le informazioni digitalmente come file di immagine, che possono quindi essere modificati, archiviati o trasmessi secondo necessità.
Somiglianze
Tutti e tre i dispositivi hanno diverse somiglianze. Tutti scansionano i dati da una copia cartacea e traducono i dati in un modo o nell'altro, e tutti utilizzano principalmente carta stampata come fonte di input. Gli scanner e le fotocopiatrici utilizzano in genere un letto di vetro piatto con uno scanner e una luce che passa sotto il materiale di origine e lo scansiona. Sia gli scanner che i fax interpretano l'immagine dal materiale sorgente in un segnale digitale e la trasmettono a un'altra sorgente. Infine, sia il fax ricevente che una fotocopiatrice producono una copia secondaria del documento di origine originale.
Differenze
Nonostante le somiglianze, ogni macchina è diversa dalle altre. I copiatori fanno proprio questo: copiano. Possono fare copie singole o copiare in batch, ma tutto ciò che fanno è riprodurre il materiale originale. I fax generalmente non producono una copia per il mittente. Le informazioni scansionate sono destinate a un altro utente e le vengono inviate tramite una linea telefonica. A differenza di entrambi, lo scanner non produce alcuna copia e non trasmette le informazioni a un altro utente; lo scanner semplicemente cattura le informazioni e le digitalizza. Qualsiasi replica che utilizza uno scanner richiede anche una stampante.
Macchine combinate
Sebbene esistano versioni autonome di fotocopiatrici, fax e scanner, le piccole imprese potrebbero fare meglio a investire semplicemente in una delle tante soluzioni "all-in-one" disponibili, che funzionano anche come stampanti. Questi dispositivi multiuso possono essere leggermente più costosi, ma possono risparmiare capitale in generale considerando il costo aggregato di acquisto di una fotocopiatrice, scanner, fax e stampante singolarmente.