Un comitato è un gruppo di persone che si assumono la responsabilità di gestire un argomento specifico per un'organizzazione che è troppo complicata per essere gestita dal gruppo più ampio a cui appartengono. Alcuni comitati sono formati per risolvere problemi o questioni a breve termine, mentre i comitati permanenti si riuniscono su base continuativa per gestire una questione ricorrente o regolare. Quando i comitati sono efficienti, raggiungono effettivamente il consenso e risolvono i problemi. Quando sono inefficienti, sprecano tempo ed energia e non raggiungono i loro obiettivi.
Tipi di comitati
I comitati a breve termine, o ad hoc, vengono creati per affrontare una questione specifica e vengono sciolti una volta completato il compito. Gli argomenti potrebbero includere elezioni, programmi ed eventi, candidature o raccolte di fondi. I comitati permanenti discutono questioni come la finanza, il personale, le pubbliche relazioni o la valutazione del programma. I comitati consultivi sono comitati permanenti formati per fornire la direzione in un'area specifica. Per argomenti complessi, il comitato potrebbe formare gruppi più piccoli - chiamati sottocomitati, task force o gruppi di lavoro - per concentrarsi su un'area e riferire al comitato esecutivo o al consiglio.
Leadership
I comitati hanno un leader o un presidente designato che gestisce le riunioni e segue il protocollo stabilito per assicurarsi che gli obiettivi siano raggiunti. Il presidente rappresenta anche il comitato e riferisce i risultati al consiglio o alle persone a cui devono rendere conto. I comitati permanenti spesso nominano un copresidente che intervenga quando il presidente non è disponibile, un segretario per gestire compiti amministrativi come ordini del giorno, verbali e logistica e talvolta un tesoriere per gestire le finanze. A causa della natura a breve termine dei comitati ad hoc, non possono assegnare altri ruoli oltre al presidente.
Incontri
I comitati si riuniscono regolarmente, la frequenza dipende dall'urgenza della questione. Un comitato ad hoc potrebbe riunirsi settimanalmente o ogni due settimane per rispettare una scadenza. Le commissioni permanenti di solito si riuniscono ogni uno, due o tre mesi. Alcuni comitati possono essere sciolti durante le vacanze estive o durante le vacanze o fino a quando non si pone un'altra questione che richiede un'azione del comitato. I comitati efficaci includono membri che si attengono a un protocollo stabilito, incluso arrivare in tempo, non tenere discussioni collaterali, rimanere all'ordine del giorno e partecipare alle discussioni.
Procedure
I comitati efficaci stabiliscono un ordine del giorno per ogni riunione. L'ordine del giorno dovrebbe includere la logistica della riunione, gli affari incompiuti della riunione precedente e nuovi argomenti di discussione. Annota il tempo assegnato per ogni argomento, i relatori e i materiali o le informazioni richiesti da portare alla riunione. Il segretario o chi prende le note registra i verbali e li condivide con il comitato dopo la riunione. I comitati formali possono richiedere un voto su questioni per la registrazione permanente, come definito nello statuto del comitato creato quando il gruppo è stato formato.
Un tipico incontro
Comitati efficaci distribuiscono un ordine del giorno diverse settimane prima della riunione. La sedia arriva in anticipo per allestire la sala e le attrezzature, quindi collega chiunque si unisca tramite telefono o conferenza Web. Il presidente convoca la riunione per ordinare, rivede l'ordine del giorno e ricorda ai membri il protocollo stabilito. L'incontro procede con presentazioni e discussioni. Alla fine della riunione, il presidente esamina le decisioni prese, eventuali punti di azione, comprese le scadenze e i responsabili, nonché la logistica e l'ordine del giorno della riunione successiva.