Alcune persone trascurano l'intestazione del fax perché di solito viene stampata automaticamente sul fax dal fax. L'intestazione fornisce informazioni pertinenti che consentono al destinatario di identificare il mittente e la data e l'ora in cui è avvenuta la trasmissione. Questo può essere importante se non usi una copertina con queste informazioni.
Data
L'intestazione del fax include la data e l'ora in cui il fax ha iniziato la trasmissione. A seconda della macchina fax, il timbro può indicare l'ora in cui ogni singola pagina è stata trasmessa, risultando in un orario diverso su ogni pagina. Può anche indicare l'ora in cui è iniziata la trasmissione, il che risulterà in un'ora precedente alla data e ora della trasmissione completata. L'apparecchio fax determinerà le opzioni di visualizzazione dell'ora, come l'ora standard o l'ora militare.
Nome
Anche il nome del fax di invio fa parte dell'intestazione del fax. Il proprietario del fax immette il nome durante l'installazione e il proprietario può modificarlo in base alle istruzioni del produttore. I mittenti fax che utilizzano altre macchine che appartengono ad altri dovrebbero sempre considerare ciò che afferma il nome del mittente prima dell'invio.
Numero
Il numero di fax di invio è il numero che il fax utilizza per trasmettere le informazioni. Gli utenti di fax personali possono utilizzare lo stesso numero del servizio telefonico di casa o di rete fissa. Tuttavia, le aziende e le società hanno spesso diversi numeri di fax. Alcuni di questi numeri potrebbero non essere gli stessi utilizzati dall'azienda per recuperare i numeri di fax, quindi assicurati sempre di richiedere il numero di fax corretto prima di inviare una risposta via fax.
Foglio di copertina
Sebbene l'intestazione del fax fornisca informazioni pertinenti, un'intestazione del fax non sostituisce una copertina. La copertina fornisce al destinatario informazioni aggiuntive che può utilizzare per garantire una trasmissione accurata. Oltre alla data e all'ora della trasmissione del fax, la copertina può includere il nome del mittente effettivo e le informazioni di contatto. Il frontespizio del fax può anche includere il numero di pagine della trasmissione fax e note aggiuntive per il destinatario.