Il programma QuickBooks è progettato per automatizzare alcuni aspetti della gestione finanziaria e della contabilità e può aiutarti a gestire i tuoi conti aziendali. QuickBooks registra automaticamente determinati dati quando si verificano le transazioni, ad esempio nel punto vendita di una vendita al dettaglio o di un'altra organizzazione commerciale. Tuttavia, a volte potrebbe essere necessario registrare i dati manualmente, che è ciò a cui sono destinate le registrazioni a giornale generali.
Registrazione
QuickBooks è un software di contabilità, quindi il suo scopo è registrare e gestire i tuoi conti aziendali. Nella maggior parte dei casi i manager aziendali gestiscono le finanze di un'azienda insieme a contabili professionisti. QuickBooks è progettato per funzionare in questo contesto, poiché puoi importare ed esportare account per la tua attività, consentendo a te e al tuo commercialista di apportare modifiche ai dati.
Contabilità
Gli account generati da QuickBooks dovrebbero idealmente contenere tutto ciò di cui hai bisogno per mantenere in ordine le finanze della tua azienda. Per alcune aziende e in base alla configurazione di QuickBooks, le informazioni contabili potrebbero non essere complete senza aggiunte manuali ai dati raccolti automaticamente. Ad esempio, se sono necessarie informazioni che non vengono generate e registrate automaticamente come parte del processo di transazione, potrebbe essere necessario effettuare un'aggiunta manuale utilizzando una registrazione a giornale generale.
Processo
Con le registrazioni a giornale generali in QuickBooks, manager e contabili possono registrare transazioni o trasferimenti di importi tra conti. Per aggiungere una voce di diario generale, scegli "Azienda", quindi "Crea voci di diario generali" nell'interfaccia di QuickBooks. Da lì è possibile inserire i dettagli della voce, inclusi gli account a cui sono associati i dati, l'addebito o il credito in questione, eventuali clienti, dipendenti o altri associati ai dati e altre informazioni facoltative.
Opzioni
Le voci di diario generali presentano una gamma di opzioni. Ad esempio, puoi scegliere di includere un promemoria, che verrà quindi visualizzato nei tuoi rapporti QuickBooks o specificare che un importo inserito è fatturabile, il che automatizza il processo di fatturazione per la transazione. I dettagli inclusi in una registrazione a giornale generale dipendono dalla natura dei dati che si stanno registrando, ma le righe di distribuzione devono risultare in un saldo zero quando la registrazione è completa.