Sebbene alcune persone credano che "fattura" e "dichiarazione" siano intercambiabili, sono generalmente diverse per significato e scopo. Lo scopo di una fattura è creare l'obbligo di effettuare un pagamento per prodotti o servizi acquistati da un cliente, mentre la presentazione di una dichiarazione è di fornire un riepilogo - progettato per chiarire ed evidenziare ciò che è dovuto dal cliente.
Fattura
Una fattura è semplicemente una fattura. La sua funzione è quella di sollecitare il pagamento da un cliente e di registrare in modo indelebile la transazione nei libri contabili dell'azienda. Indica i dettagli della transazione, il costo per unità e il costo totale e le tasse (se presenti) dovute alla società. La fattura specifica anche i termini di pagamento - quando il denaro deve essere pagato dal cliente all'azienda.
dichiarazione
Una dichiarazione è una presentazione dell'importo totale dovuto dal cliente in un dato momento. È un'istantanea di tutte le fatture dovute da un cliente specifico alla data dell'estratto conto. Di solito include informazioni sul saldo precedente del cliente dovuto, sulle fatture più recenti e sugli importi pagati durante l'ultimo periodo di fatturazione. Può anche includere la "scadenza", il periodo di tempo in cui ciascuna fattura è rimasta in sospeso.
Effetto contabile
Una fattura crea un impatto immediato sui libri contabili dell'azienda che effettua la fatturazione costringendo l'azienda a riconoscere e registrare un cambiamento nell'attività finanziaria. La preparazione di una dichiarazione, tuttavia, generalmente non ha alcun effetto contabile sull'attività. È informativo.
Azione contro promemoria
Una fattura forza l'azione mentre un'istruzione viene generalmente utilizzata come promemoria. Le dichiarazioni sono particolarmente importanti quando a un cliente vengono concesse condizioni di credito per gli acquisti. In molti casi, le dichiarazioni servono come un "campanello d'allarme" per il cliente, dicendole che deve dei soldi e quanto è dovuto. Alcune società incorporano le caratteristiche di una fattura in un estratto conto, come le società di carte di credito. In questo caso, non riceverai una fattura separata, ma sai che devi i soldi dopo aver ricevuto l'estratto conto.