Alla fine di un periodo contabile, alcuni conti vengono chiusi in modo che abbiano un saldo zero all'inizio del nuovo periodo contabile. L'atto di azzerare questi conti si chiama chiusura delle voci. La chiusura delle registrazioni è l'ultimo passaggio del ciclo contabile. Trascurare di eseguire questo passaggio porterà a un quadro finanziario impreciso per l'azienda. Ciò potrebbe rivelarsi problematico al momento delle tasse o se l'impresa cerca finanziamenti esterni.
Ricavi
I ricavi generati nel periodo contabile vengono chiusi alla fine del ciclo contabile. Le vendite, i guadagni dagli investimenti e le ulteriori infusioni di capitale sono tutti considerati entrate. Ogni conto delle entrate viene chiuso con un addebito su ciascun conto e la somma viene accreditata nel riepilogo dei redditi.
Spese
Ciascun conto delle spese aziendali viene chiuso alla fine dell'esercizio contabile. Ciò include conti come affitti, pubblicità, assicurazioni, utenze e altri conti di spesa utilizzati durante l'esercizio contabile. Tutti i conti di spesa vengono chiusi con un accredito e la somma di tutti i conti di spesa viene addebitata al riepilogo dei redditi.
Guadagni e perdite
Quando le spese totali vengono detratte dai ricavi totali nel riepilogo del reddito, l'importo risultante è un guadagno o una perdita per l'azienda. Ad esempio, se l'azienda aveva $ 100,000 di spese e $ 150,000 di ricavi, l'azienda avrebbe avuto un guadagno di $ 50,000. Questa viene registrata come voce di chiusura addebitando $ 150,000 sul conto delle entrate, accreditando $ 100,000 sul conto delle spese e accreditando $ 50,000 di guadagni non distribuiti. Se le spese fossero superiori ai ricavi, il conto degli utili non distribuiti sarebbe addebitato della differenza per riflettere la perdita dell'esercizio.
Disegni
Se un proprietario riceveva uno stipendio dall'attività, i pagamenti venivano registrati nel conto di prelievo. Alla fine dell'esercizio contabile, a questo conto viene accreditato l'importo che il proprietario ha prelevato per lo stipendio e viene addebitato il conto del patrimonio netto del proprietario. Ciò mostra la diminuzione del capitale che il proprietario ha utilizzato per le sue spese personali.