I manuali di procedura sono strumenti utili per una varietà di contesti lavorativi. Sia che i dipendenti debbano sapere come utilizzare la fotocopiatrice o come completare la formazione richiesta in materia di salute e sicurezza, un manuale di procedura può offrire una panoramica dei passaggi. Molti datori di lavoro progettano manuali combinati di "politica e procedura", ma è importante riconoscere la distinzione: le politiche riflettono le regole, mentre le procedure riflettono i processi e come completarle. Nel mettere insieme un manuale di procedura efficace, è essenziale concentrarsi sulla procedura stessa e fornire le informazioni che saranno più utili ai dipendenti per realizzarla.
Qualità
Un manuale di procedura dovrebbe essere semplice da leggere e utilizzare. Un manuale di procedura che richiede il proprio manuale di procedura solo per leggerlo non è molto utile per qualsiasi dipendente. Inoltre, il manuale della procedura dovrebbe essere coerente in tutti gli elementi, inclusi stile, design e informazioni. Un manuale di procedura è progettato per aiutare gli altri a completare un determinato compito, quindi dovrebbe essere scritto pensando ai lettori. I processi descritti devono essere chiari e logici, in modo che tutti i lettori possano seguire la procedura senza difficoltà.
Caratteristiche
I manuali di procedura variano in caratteristiche specifiche, in base al tipo di informazioni dettagliate. Per la maggior parte, tuttavia, i manuali delle procedure efficaci sono quelli che hanno una formattazione chiara e coerente in modo che i lettori sappiano come seguire il materiale. I paragrafi dovrebbero iniziare e finire senza confusione ei lettori non dovrebbero chiedersi dove finisce un passaggio e inizia un altro. Nel descrivere i passaggi, gli scrittori dovrebbero usare verbi di azione forte per assicurarsi che i lettori sappiano esattamente cosa fare e dovrebbero offrire spiegazioni e opzioni ove appropriato. Qualsiasi icona, immagine o grafico / tabella dovrebbe essere ovvia da capire e semplice da seguire.
Stile di scrittura
Lo stile di scrittura di un manuale di procedura dovrebbe basarsi su un linguaggio chiaro e conciso. Tutte le informazioni procedurali dovrebbero essere accurate e qualsiasi acronimo dovrebbe essere chiarito con una spiegazione tra parentesi, ad esempio la "Food and Drug Administration (FDA)". Nei manuali di procedura che saranno in circolazione per diverso tempo, evitare di utilizzare informazioni specifiche che potrebbero diventare rapidamente obsolete. Il linguaggio tecnico e il gergo che non saranno familiari ai più dovrebbero essere evitati.
Design
La progettazione del manuale di procedura dipenderà in gran parte dal tipo di procedura che viene delineata, ma alcune raccomandazioni di progettazione si applicano a tutti i manuali di procedura. Un buon manuale di procedura utilizza una grande quantità di spazio bianco. Vale a dire, il manuale non è sovraccarico di stampa, ma piuttosto offre molti rientri e interruzioni di paragrafo per evitare di spaventare il lettore. I manuali delle procedure efficaci hanno anche titoli e sottotitoli chiari, così come qualsiasi altra etichetta appropriata e delineamento per molti punti.
Responsabilità
I responsabili della stesura dei manuali delle procedure sono anche responsabili della loro revisione periodica. Se il materiale diventa irrilevante, deve essere rimosso o aggiornato. Se le informazioni non sono efficaci nell'aiutare i dipendenti, il manuale dovrebbe essere rivisto e migliorato. Un manuale di procedura è utile solo quanto il lavoro che consente ai lettori di svolgere, e se il manuale non riesce a farlo, chi scrive ha la responsabilità di modificarlo.