Le normative fiscali federali, come interpretate dall'Internal Revenue Service (IRS), stabiliscono chiaramente cosa si qualifica come spesa aziendale e cosa no. Secondo le linee guida dell'IRS, tutte le spese aziendali deducibili "devono essere sia ordinarie che necessarie". Le spese di spedizione, sotto forma di affrancatura, trasporto e imballaggio, sono considerate necessarie e ordinarie nella gestione della maggior parte dei tipi di attività. Pertanto, le spese sostenute per la spedizione sono una spesa ordinaria e necessaria ai sensi delle normative IRS e si qualificano come spese aziendali deducibili dalle tasse nella maggior parte dei casi. In altri casi, le spese di spedizione sono incluse nel calcolo del costo delle merci vendute.
Necessario e ordinario
Ai sensi della normativa IRS, un'azienda può detrarre le spese "necessarie e ordinarie" per le funzioni aziendali. Per soddisfare il criterio di ordinario e necessario, una spesa deve essere comune e adeguata al tipo di attività che richiede la spesa. In altre parole, le spese di spedizione per un'azienda di merchandising sono comuni, quindi necessarie e ordinarie. Se l'azienda produce e spedisce prodotti, anche in questo caso il costo è necessario e ordinario, così come la spesa per l'imballaggio dei prodotti.
Spedizione in costo delle merci vendute
Nella IRS Tax Guide for Small Business, per i filer che utilizzano l'Allegato C, le istruzioni per calcolare il "costo delle merci vendute" elencano la spedizione come spesa deducibile da aggiungere al totale. Le istruzioni per l'inclusione di "Altri costi" affermano che in un'attività di produzione o estrazione mineraria, i container possono essere inclusi nel costo delle merci vendute con l'importo totale detratto. La guida prosegue specificando che se i contenitori non sono "parte integrante del prodotto di fabbricazione" i costi dei contenitori o degli imballaggi vengono detratti come spese di spedizione o di vendita. Inoltre, il costo della merce venduta include il trasporto e le spese sostenute per ricevere i materiali necessari alla fabbricazione dei prodotti in vendita.
Spese di spedizione in viaggio
Secondo la guida fiscale federale per le piccole imprese, la spedizione detratta come parte delle spese di viaggio è consentita quando "campioni o materiale da esposizione devono essere inviati tra luoghi di lavoro permanenti e temporanei. Un esempio di quando un'azienda potrebbe aver bisogno di utilizzare la spedizione in questa situazione potrebbe essere una fiera in cui il manager o il personale di vendita mostra i prodotti per i possibili acquirenti. Spesso, le merci vengono spedite in anticipo alle sedi delle fiere per arrivare prima dei venditori.
Non necessario e ordinario
L'IRS elenca esempi di spese che non si qualificano per le detrazioni, una delle quali è le spese personali e familiari. Ad esempio, supponiamo che il tuo coniuge dipenda da te per ricordare il compleanno di zia Jane e inviare un regalo, e tu le spedisci un pacco grande dal tuo ufficio. Le spese di spedizione non sono deducibili dalle tasse per un tale pacco, anche se è possibile utilizzare forniture acquistate con reddito d'impresa e affrancatura appartenenti all'impresa commerciale. Le spese di spedizione ordinarie e necessarie per scopi aziendali devono essere rispettate legittimamente per far valere le spese di spedizione come spese aziendali.