Gli ordini di lavoro e le fatture vengono utilizzati quando una società o un appaltatore esegue servizi per i clienti e li fattura per tali servizi. Un ordine di lavoro è talvolta chiamato ordine di acquisto, che viene utilizzato anche quando un cliente desidera acquistare prodotti anziché servizi. Viene generata una fattura indipendentemente dall'acquisto di articoli o dalla prestazione di servizi.
Ordine di lavoro
Un ordine di lavoro è in genere una richiesta scritta che il cliente fa per articoli o servizi specifici. I dettagli da includere nel modulo sono il numero dell'ordine di lavoro, gli indirizzi di fatturazione e di spedizione del cliente, il nome del cliente, la data della richiesta, la data di consegna prevista, i termini di pagamento, il metodo di consegna, la descrizione del lavoro, il prezzo unitario, il totale parziale, le tasse applicabili, il totale costo e firma autorizzata. L'ordine può anche includere la quantità e il numero di parte o articolo.
Fattura
Una fattura è una fattura inviata al cliente che richiede il pagamento per i beni venduti o i servizi eseguiti. Sebbene tu possa fare riferimento a una fattura come una fattura di vendita, la persona che effettua l'acquisto potrebbe chiamarla fattura di acquisto. I dettagli includono da includere la data e il numero della fattura, l'ID fiscale o di registrazione, il nome e l'indirizzo dell'acquirente, il lavoro correlato o il numero dell'ordine di acquisto, il costo unitario e il prezzo totale. Includere anche una ripartizione di tasse, sconti, deposito versato, termini di pagamento, data di scadenza e commissioni o addebiti per ritardo applicabili.
Processo
Alcune aziende richiedono all'acquirente di inviare l'ordine di lavoro tramite fax o e-mail, mentre altre consentono loro di chiamare la richiesta. In quest'ultimo caso, puoi prendere l'ordine per telefono, in base alla richiesta del cliente. Una volta preparato l'ordine, invia una copia all'acquirente con richiesta di conferma. La fattura viene sempre preparata dal venditore. Quando un ordine di lavoro cambia, l'originale dovrebbe essere aggiornato e la fattura dovrebbe riflettere le rispettive modifiche. L'ordine di lavoro e la fattura corrispondente devono essere archiviati nell'account del cliente.
Considerazioni
Se la tua azienda è piccola, puoi utilizzare un software per ufficio per preparare ordini di lavoro e fatture. Se hai molti clienti, valuta la possibilità di investire in un software di gestione degli ordini e fatturazione. Ciò consente di inserire, monitorare e gestire gli ordini e fatturare elettronicamente i clienti. È inoltre possibile eseguire rapporti sulla durata per monitorare le fatture non pagate. Potrebbe essere possibile combinare l'ordine di lavoro e la fattura. Ad esempio, se il lavoro svolto è piccolo, puoi utilizzare un unico modulo al momento del servizio. Appaltatori indipendenti o piccole società possono utilizzare un modulo, mentre le società più grandi tendono a separare i due.