Sia che tu stia utilizzando il tuo account Gmail personale per la tua azienda o che tu abbia un account Gmail di Google Apps for Business, Google gestisce i tuoi messaggi di posta elettronica allo stesso modo. Non c'è alcuna indicazione che Gmail elimini automaticamente i messaggi dalla posta in arrivo o dall'archivio, anche se ti stai avvicinando al limite di archiviazione o se i tuoi messaggi sono vecchi di anni.
Conservazione
In un normale account Gmail, ottieni 10 MB di spazio di archiviazione, comprese le cartelle dello spam e del cestino, e ottieni 25 MB in un account Google Apps for Business. Qualsiasi messaggio presente nella posta in arrivo o nel tuo archivio, la cartella denominata "Tutti i messaggi", rimarrà lì a meno che non lo elimini tu stesso. Gmail non eliminerà automaticamente alcun messaggio in quelle cartelle. Se ti avvicini al limite di archiviazione, Gmail ti avviserà in modo che tu possa liberare spazio eliminando tu stesso i messaggi non necessari.
Cestino
Qualsiasi messaggio che elimini dalla posta in arrivo va nella cartella del cestino. Dopo essere passato alla cartella del cestino, Gmail eliminerà automaticamente qualsiasi messaggio spostato nel cestino dopo 30 giorni. Lo stesso vale per tutti i messaggi nella cartella spam. È possibile accelerare il processo in qualsiasi momento, in entrambe le cartelle, selezionando i messaggi che si desidera eliminare e quindi facendo clic sul pulsante "Elimina definitivamente" sulla barra dei menu.
Confusione
A volte potrebbe sembrare che Gmail abbia eliminato automaticamente alcuni dei tuoi messaggi. Tuttavia, lo staff di Google afferma che tutti i messaggi scomparsi sono in genere causati da una complicazione derivante da qualsiasi accesso IMAP o POP che hai consentito al tuo account Gmail, da un filtro della posta in arrivo che ha nascosto il messaggio o da una possibile violazione del tuo account che ha consentito a qualcun altro di eliminare i tuoi messaggi. In ogni caso, Google ti incoraggia a controllare tutte le tue cartelle, i filtri e le impostazioni del tuo account per cercare il messaggio perso, nonché a cambiare la tua password.
Server
Tieni presente, tuttavia, che anche dopo che un'email viene eliminata "per sempre", da te o automaticamente da Gmail dalle cartelle dello spam o del cestino, i messaggi potrebbero rimanere sui server di Google per un massimo di 60 giorni. Inoltre, poiché Gmail esegue il backup dei suoi sistemi di posta elettronica nella memoria offline, i tuoi messaggi potrebbero rimanere in tale memoria per un periodo di tempo indefinito. Quindi, con questo in mente, sebbene sia chiaro per quanto tempo i tuoi messaggi rimangono nel tuo account Gmail prima di essere eliminati, non è possibile specificare per quanto tempo i tuoi messaggi rimangono in essere.