Le procedure per le piccole imprese in materia di contabilità sono semplici e mirate, riducendo la possibile confusione. La tua azienda potrebbe impostare procedure per il pagamento di bollette, la ricezione di denaro, l'elaborazione di carte di credito, l'inserimento di dati nei sistemi contabili e l'esecuzione di riconciliazioni. Spesso le aziende compilano procedure per creare un manuale di contabilità, che aiuta nella formazione del nuovo personale.
Procedure comuni in contanti
Usa le ricevute. Fornisci ricevute ai clienti e ai clienti, soprattutto quando pagano in contanti per beni e servizi.
Conserva copie delle ricevute e riconcilia i contanti ogni giorno con le ricevute. Ad esempio, se la tua cassa iniziava con $ 100 e terminava con $ 250, dovresti avere $ 150 di ricevute.
Tieni i tuoi piccoli contanti separati da quelli che trattano con i clienti. Ogni piccola spesa in contanti dovrebbe avere una ricevuta o una nota a riguardo.
Procedure per le spese comuni
Paga solo le spese autorizzate. Molte volte, le piccole imprese ricevono fatture che vengono pagate immediatamente senza considerare chi ha autorizzato gli acquisti o se gli articoli sono stati ricevuti in buon ordine. Quando firmi gli assegni, esamina tutta la documentazione e assicurati di pagare per qualcosa che è correlato al business e che è stato adeguatamente autorizzato.
Considera l'idea di ottenere un servizio bancario, solitamente chiamato "Pagamento positivo", in cui fornisci alla banca un elenco di assegni e importi e la banca paga solo ciò che è nell'elenco. Questo è un modo molto affidabile per prevenire le frodi.
Procedure comuni del reparto contabilità
Riconcilia i contanti una volta al mese con gli estratti conto bancari. La riconciliazione viene solitamente firmata da un manager o da un imprenditore. Eventuali correzioni e aggiustamenti devono essere apportate immediatamente ai conti di cassa nel libro.
Riconciliare mensilmente la contabilità clienti e fornitori per assicurarsi che concordino con la contabilità generale.
Crea rapporti finanziari la prima settimana di ogni mese per il mese precedente, dopo che sono state eseguite tutte le riconciliazioni. Un rapporto finanziario comune è il "bilancio", che mostra contanti, crediti e debiti. L'altro report standard è il "conto economico" con ricavi e costi.