Le corrette procedure di gestione del contante sono un aspetto importante della gestione di un ristorante di successo e della prevenzione delle perdite. Standardizzando le procedure del cassetto contanti, i gestori possono monitorare e identificare più prontamente eventuali discrepanze, furti o situazioni di gestione del denaro potenzialmente pericolose. Formare tutti i dipendenti sulle procedure e le loro responsabilità associate alla gestione dei contanti del ristorante, standardizzare i documenti contabili e di rendicontazione e stabilire misure di sicurezza efficaci per limitare i problemi o le perdite finanziarie.
Linee guida per l'apertura dei turni
Impostare una lista di controllo da seguire per tutti i dipendenti all'inizio e alla fine di ogni turno. I passaggi di apertura del turno dovrebbero includere il conteggio del denaro iniziale nel cassetto della cassa da parte del dipendente, la verifica dell'importo da parte di un secondo dipendente e la registrazione dell'importo di apertura sul rapporto di quel turno. Invita i dipendenti a seguire procedure sicure per la gestione del contante durante l'elaborazione delle transazioni durante i loro turni: chiedi loro di tenere sempre chiuso il cassetto della cassa tra le transazioni, ad esempio.
Procedure di chiusura del turno
Alla fine del suo turno, ogni dipendente dovrebbe contare i contanti nel suo cassetto. Deve anche contare le ricevute della carta di credito, i certificati regalo e gli assegni personali, se sono accettati nel tuo ristorante. Questi conteggi dovrebbero essere verificati da un secondo dipendente. Il primo dipendente dovrebbe registrare tutti questi importi sul suo rapporto di turno. Il manager dovrebbe determinare in anticipo la sua procedura per l'erogazione del denaro della mancia e informare i suoi dipendenti. Se questo denaro viene distribuito dopo ogni turno o alla fine di ogni giornata lavorativa, le procedure dovrebbero includere come verrà gestita questa distribuzione e da chi. I dipendenti non dovrebbero semplicemente prendere i soldi delle mance dal cassetto della cassa a piacimento.
Cosa fare e cosa non fare durante il turno
Seguire diverse semplici regole durante ogni turno può aiutare a ridurre al minimo le perdite dovute a furto o altre cause. Oltre a mantenere chiuso il cassetto della cassa tranne durante le transazioni, i manager dovrebbero anche stabilire procedure per limitare il numero di dipendenti che gestiscono contanti. Ciò può significare che i clienti paghino a un registratore di cassa centrale mentre escono dal ristorante, invece di avere ogni membro dei camerieri che gestisce contanti e resto. I dipendenti non devono utilizzare i cassetti dei contanti per effettuare cambiamenti personali o per spese in contanti di piccola entità.
Misure di sicurezza
Le procedure standardizzate sono solo una parte dell'equazione nella gestione della cassa di un ristorante. Dovrebbero essere implementate misure di sicurezza per aumentare e monitorare le procedure. Le telecamere a circuito chiuso sono una di queste misure, in particolare quando si tratta anche di dispositivi di registrazione e collegate a monitor per la revisione manageriale. È anche importante rimuovere il contante in eccesso da qualsiasi cassetto e conservarlo in una cassetta di sicurezza o in una cassetta di sicurezza chiusa a chiave, come l'ufficio chiuso del manager. Le procedure del cassetto contanti dovrebbero includere criteri per quando è necessario prelevare contanti dal cassetto, quando il totale raggiunge un certo importo, ad esempio, o quando si ricevono banconote di grosso taglio. La procedura dovrebbe specificare chi è autorizzato a spostare il contante da una posizione all'altra.