In un'era senza carta sempre più priva di copie carbone e altri documenti cartacei, le case e le aziende usano ancora molta carta. Sebbene la carta sia ancora necessaria per le firme o alcuni documenti legali, la sua conservazione e il suo recupero richiedono uno spazio e risorse umane considerevoli. Molte aziende scelgono di digitalizzare i propri documenti cartacei per una facile amministrazione. Puoi farlo più velocemente investendo in poche risorse chiave.
Alimentatore automatico di documenti
Hai bisogno di uno scanner per convertire i tuoi documenti in digitale, ma gli scanner piani, grazie alla loro versatilità, richiedono di sollevare un coperchio e sostituire o capovolgere ogni pagina di un documento. Inoltre, gli scanner a superficie piana sono limitati dalla velocità di una lampadina che si muove attraverso il letto di vetro. Un'opzione migliore per utilizzare uno scanner con documenti multipagina è uno scanner con un alimentatore automatico di documenti. Sebbene le implementazioni dell'ADF variano, hanno un vassoio della carta dal quale i singoli fogli vengono tirati attraverso una lampada. In questo modo, possono estrarre automaticamente una pila completa di fogli uno alla volta.
Fronte-retro
I tradizionali vassoi ADF sono convenienti per i documenti unilaterali. Molti documenti, tuttavia, sono stampati su entrambi i lati. Per accogliere documenti fronte-retro, acquistare uno scanner ADF con capacità di duplex. Un duplexer tira il documento in un senso, quindi una serie di rulli lo capovolge e lo spinge indietro sopra la lampada.
Software di scansione
Oltre all'hardware, la scansione rapida dipende anche dal programma che lo controlla. Sebbene molti scanner siano dotati di software di scansione, questi programmi sono generalmente inefficienti nell'ordinamento, nell'elaborazione e nell'assegnazione di nomi a gruppi di documenti. I programmi avanzati, come Adobe Acrobat, forniscono servizi aggiuntivi per semplificare l'automazione e l'indicizzazione. Acrobat, ad esempio, può eseguire il riconoscimento ottico dei caratteri o OCR, rendendo i documenti scansionati facilmente ricercabili.
Soluzione di archiviazione
La scansione di documenti di grandi dimensioni richiede una soluzione di archiviazione. Inizialmente, lo scanner memorizza il documento sul disco rigido del computer a cui è collegato. Questa posizione, tuttavia, impedisce la condivisione di file e lascia il documento digitalizzato vulnerabile ai guasti del disco rigido: se il disco rigido su cui sono archiviati i file muore, tutti i documenti vengono persi. Utilizza un sistema di archiviazione basato su cloud per archiviare rapidamente i documenti e renderli accessibili ad altri. Un servizio come SkyDrive di Microsoft o iCloud di Apple rende rapidamente disponibili i documenti scansionati su qualsiasi dispositivo compatibile. Se devi condividere i documenti tra utenti, avrai bisogno di servizi come Google Drive che consentono la condivisione di file con altri utenti Google. Grandi volumi di documenti richiedono soluzioni scalabili, come il servizio cloud da 10 centesimi per GB di Rackspace o l'aggiornamento dello spazio di archiviazione da 500 TB di Amazon da $ 1 all'anno a Cloud Drive.