Una società è tenuta per legge ad avere un consiglio di amministrazione. Un consiglio di amministrazione è un gruppo di persone elette per rappresentare gli azionisti e per assumersi la responsabilità della direzione generale e della gestione dell'organizzazione. La legge varia da stato a stato per quanto riguarda la frequenza di una riunione del consiglio di amministrazione; tuttavia, la maggior parte si tiene almeno una volta all'anno. Può anche essere convocata una riunione del consiglio di amministrazione quando sono necessarie decisioni importanti. A meno che l'organizzazione non sia molto piccola, la maggior parte delle riunioni del consiglio di amministrazione procede secondo la procedura parlamentare.
Leggi e procedure
Molti stati richiedono che una riunione del consiglio di amministrazione venga annunciata con un certo numero di giorni in anticipo e per tenere una riunione valida è richiesto il quorum, secondo il sito web di The Business Advisor. Poiché una riunione del consiglio di amministrazione può coinvolgere un gran numero di persone, molte sono condotte secondo regole di procedura parlamentare riconosciute per evitare confusione o inefficienza. Le regole di Robert sono uno standard ampiamente accettato che stabilisce regole uniformi per cose come fare richieste, fare e votare mozioni. L'etica generale delle Regole di Robert e di altri sistemi simili è quella di dare a tutti un equo ascolto e di votare solo dopo aver deliberatamente considerato tutti i punti di vista.
Ordine del giorno e verbale
Lo statuto dell'organizzazione potrebbe richiedere a una riunione del consiglio di amministrazione di avere un ordine del giorno specifico prima della convocazione della riunione e le società spesso sono tenute per legge a tenere verbali o note scritte delle decisioni importanti prese durante le riunioni del consiglio. Questi requisiti, se non rispettati, possono portare a riunioni lunghe o controverse e, in caso di decisioni prive di documenti, potrebbero esporre i membri responsabili del consiglio a problemi legali. Il verbale dovrebbe registrare tutte le risoluzioni approvate e dovrebbe essere firmato dal funzionario aziendale autorizzato appropriato, secondo The Business Advisor.
Leadership
Una riunione del consiglio di amministrazione dovrebbe essere condotta dal presidente o da un membro del consiglio con esperienza nell'argomento trattato. Il parlamentare professionista registrato Stran Trout raccomanda che, se la riunione è di grandi dimensioni, hai un parlamentare registrato o certificato, che non è un membro della tua organizzazione, per aiutarti a gestirlo. È importante avere un leader che sia diligente nell'aderire all'agenda e che sia equilibrato nel riconoscere i punti di vista in competizione. Il leader dovrebbe cercare di coinvolgere tutti i membri del consiglio mantenendo la riunione entro limiti di tempo specificati.
Statuto specifico
Le organizzazioni spesso hanno statuti che disciplinano le riunioni del proprio consiglio di amministrazione, e questi devono essere osservati. Lo statuto potrebbe specificare un numero minimo di riunioni, che le riunioni devono essere tenute in determinati eventi, chi è qualificato per convocare una riunione del consiglio di amministrazione e se alcune azioni possono essere intraprese dal consiglio di amministrazione senza una riunione.