Molti proprietari di piccole imprese scelgono di rimborsare i propri dipendenti per le miglia legate all'attività accumulate sui loro veicoli personali. Esistono due modi comuni per rimborsare i dipendenti per le piccole imprese: rimborso chilometrico e stipendio chilometrico mensile. L'importo che le piccole imprese pagano per il rimborso delle miglia dipende dalle miglia effettive accumulate dai dipendenti. Uno stipendio mensile è un importo fisso predeterminato che un'azienda paga a un dipendente per le spese chilometriche. Gli imprenditori devono comprendere le caratteristiche di entrambe le opzioni e rivedere le loro esigenze aziendali per scegliere il metodo migliore per la loro attività.
Capire il rimborso delle miglia
Gli imprenditori possono rimborsare i dipendenti per le miglia aziendali accumulate in base alla tariffa chilometrica standard, secondo un articolo scritto sul sito web Turbo Tax. L'IRS determina l'importo per miglio al di sotto del prezzo della tariffa chilometrica standard. Un dipendente deve tracciare accuratamente le miglia utilizzate per le attività aziendali. Un dipendente deve inviare la documentazione che mostri le miglia tracciate, come una nota spese. L'importo del rimborso pagato non è considerato reddito imponibile per il dipendente se i pagamenti vengono effettuati nell'ambito di un piano responsabile, che è un piano progettato specificamente per il rimborso dei dipendenti. Un datore di lavoro può stabilire un limite per il rimborso del chilometraggio del veicolo per impedire ai dipendenti di abusare dell'incentivo al rimborso.
Regole IRS per il rimborso delle miglia
L'IRS stabilisce le regole per le detrazioni del chilometraggio per le piccole imprese. L'IRS consente a una piccola impresa di detrarre le spese del veicolo pagate ai dipendenti. La tariffa chilometrica standard al momento della pubblicazione è di 55.5 centesimi per miglio guidato per scopi aziendali, secondo l'IRS. Un datore di lavoro non è tenuto a pagare a un dipendente un massimo di 55.5 centesimi per miglio. Un dipendente può detrarre la differenza tra quanto paga il datore di lavoro e l'aliquota massima standard sulla sua dichiarazione dei redditi personali.
Capire le spese mensili
Le piccole imprese possono offrire ai dipendenti uno stipendio chilometrico mensile per un importo fisso prestabilito. Ad esempio, una piccola impresa può accettare di pagare a un dipendente un importo fisso di $ 300 al mese per l'utilizzo del proprio veicolo personale per l'attività. La maggior parte degli stipendi sono inclusi nel pacchetto di benefici di un dipendente. Uno stipendio mensile è semplicemente una stima del costo per il chilometraggio. Alcuni mesi possono comportare un pagamento eccessivo da parte dell'azienda del dipendente, mentre in altri mesi la società può sottopagare il dipendente.
Regole IRS per le spese mensili
Il vantaggio di offrire uno stipendio mensile rispetto al rimborso delle miglia è che semplifica i registri fiscali della società. Il metodo dello stipendio mensile consente ai dipendenti di evitare di monitorare il loro esatto chilometraggio del veicolo. Una piccola impresa deve comunque richiedere al dipendente di tenere traccia di quando e dove ha utilizzato il suo veicolo per motivi di lavoro. Le piccole imprese possono detrarre l'importo degli stipendi mensili dei dipendenti dalle dichiarazioni dei redditi aziendali. L'importo dello stipendio mensile non può superare un importo ragionevole. Ad esempio, un'azienda non può pagare a un dipendente uno stipendio mensile di $ 1,000 quando l'auto viene utilizzata solo due volte al mese.