Il facile accesso alle informazioni e le modalità rapide per distribuire le informazioni offerte da Internet e da altre tecnologie aziendali richiedono la regolamentazione dell'uso della tecnologia nella propria azienda. La tecnologia può impantanare i tuoi dipendenti con l'uso personale, impedendogli di essere produttivi. L'uso improprio della tua tecnologia può danneggiare la reputazione della tua azienda e portare a cattive relazioni con i clienti, quindi attua piani per controllare l'uso della tecnologia sul lavoro.
Conseguenze
Quando si redigono le politiche tecnologiche, includere le potenziali conseguenze se le politiche non vengono seguite. Per i reati gravi, potresti scegliere di interrompere il rapporto di lavoro di qualcuno. Per reati minori, potresti decidere di multarli o eliminare i benefici, come una settimana di ferie. Ma assicurati che ogni sezione indichi chiaramente le conseguenze e chi determina se le politiche sono state violate. Spiega una procedura di ricorso, se ne hai una.
La posta elettronica è uno dei modi principali in cui le persone comunicano in un ambiente di lavoro. Anche le persone sedute in cubicoli adiacenti spesso si scambiano messaggi di posta elettronica. È un modo per tenere traccia delle comunicazioni, invitare le persone alle riunioni, aggiungere attività ai loro elenchi e inviare una breve nota senza interrompere il lavoro per una conversazione. Tuttavia, è anche un modo semplice per mettere nei guai la tua azienda. Implementa criteri di posta elettronica che limitano l'utilizzo dell'email aziendale per uso personale in qualsiasi momento. Se un dipendente invia accidentalmente un'e-mail privata destinata a sua moglie al tuo cliente più pagato, il tuo cliente offeso potrebbe decidere di portare la sua attività altrove. La politica dovrebbe affermare che le parolacce sono vietate, così come i riferimenti sessuali. Indica chiaramente il decoro che ti aspetti dalle e-mail della tua azienda; alcune aziende precisano addirittura cosa possono contenere le firme e-mail e quali colori possono essere utilizzati per il tipo nelle e-mail.
Uso accettabile
Una politica di utilizzo accettabile spiega come utilizzare Internet al lavoro. Anche se un dipendente è in pausa, non può comunque visualizzare immagini inappropriate sul suo computer. Qualsiasi attività che potrebbe essere considerata illegale, come il gioco d'azzardo online, dovrebbe essere vietata come parte delle tue politiche tecnologiche. Inoltre, informa i dipendenti di mantenere segrete le proprie password e con quale frequenza devono essere modificate. Questo aiuta a prevenire l'accesso ai tuoi server da parte di hacker o altri utenti non autorizzati.
Attrezzatura da lavoro
Molte aziende consentono ai dipendenti di portare a casa laptop o telefoni cellulari, alcuni lavorano da casa la maggior parte del tempo o viaggiano spesso. Sebbene sia accettabile per i dipendenti utilizzare l'attrezzatura per uso personale in queste circostanze, stabilire per loro linee guida chiare. Ad esempio, i dipendenti possono utilizzare il laptop di lavoro per accedere ai propri account di posta elettronica personali, ma non devono comunque inviare e-mail personali dai loro account di lavoro, né devono svolgere attività illegali sulle attrezzature di lavoro. Inoltre, la tua politica sulle attrezzature di lavoro non dovrebbe consentire ai dipendenti di guadagnare denaro utilizzando la tua attrezzatura se non è correlata alla tua attività; se hanno un'attività secondaria che organizza matrimoni, dovrebbero utilizzare i propri telefoni cellulari e laptop per tale attività.
Politica di sicurezza
Con la forte minaccia di attacchi di virus, spiega ai dipendenti quando è appropriato aprire gli allegati sui computer di lavoro, anche gli allegati trovati nelle e-mail personali e sugli smartphone. Questi possono infettare non solo il computer del dipendente, ma anche ogni computer o dispositivo connesso al server quando il virus infetta il server. Ciò può interrompere la produttività e costare migliaia di dollari in riparazioni e perdite di entrate. La politica dovrebbe includere anche la procedura corretta per accedere al server da remoto; ad esempio, l'utilizzo di una rete wireless non protetta non è accettabile.