Le aziende mettono in atto controlli interni per limitare i rischi. I possibili rischi includono perdite, scarso rendimento dei contratti, scarsa qualità e non conformità alle normative. Le procedure di documentazione descrivono in dettaglio i documenti richiesti dall'azienda per implementare i propri sistemi di controllo e attribuiscono la responsabilità di compiti e azioni. Le piccole imprese di solito richiedono meno documentazione o controlli rispetto alle operazioni più grandi perché ogni dipendente svolge diverse funzioni lavorative e le responsabilità sono più chiare. Procedure di documentazione efficaci che si traducono in un minimo di controlli efficienti possono dare alle piccole imprese un vantaggio competitivo.
Organizzazione
La base di un controllo interno efficace è un organigramma che include descrizioni delle mansioni. Le procedure di documentazione devono specificare che le descrizioni delle mansioni descrivono chiaramente i compiti e le responsabilità di ciascuna posizione nell'azienda. Le procedure di documentazione assegnano la responsabilità per la preparazione e l'aggiornamento dell'organigramma e come l'azienda utilizza l'organigramma. In genere i dipendenti ricevono una copia con i dettagli sulla loro posizione e la descrizione del lavoro quando iniziano a lavorare.
Politiche e procedure
Le procedure di documentazione di solito specificano che un manuale del dipendente deve contenere tutta la documentazione relativa alle politiche e procedure. Descrivono cosa deve includere il manuale, chi è responsabile della redazione e dell'aggiornamento delle politiche e delle procedure e come l'azienda le comunica ai dipendenti. Le procedure di documentazione in genere specificano che i dipendenti ricevono una copia del manuale quando iniziano a lavorare, firmano di averlo ricevuto e accettano di aderire alle politiche e alle procedure. Ricevono gli aggiornamenti non appena si verificano.
Autorizzazioni e approvazioni
Organigrammi documentati e manuali dei dipendenti costituiscono la base per i controlli interni, ma devono contenere le misure di controllo effettive. Le procedure di documentazione descrivono in dettaglio tali misure. Descrivono documenti che elencano i dipendenti che possono prendere decisioni e che possono approvare le spese. Ciascuno di questi documenti deve specificare esattamente cosa il dipendente può autorizzare o approvare, quale forma assumerà l'approvazione o l'autorizzazione ei limiti. Un tipico esempio è che un determinato dipendente è autorizzato ad approvare un acquisto fino a $ 10,000 siglando la richiesta corrispondente.
Documentazione di supporto
Forti sistemi di controllo interno si basano sulla documentazione di supporto per dettagliare la base delle decisioni. Le procedure di documentazione specificano quali decisioni richiedono la documentazione di supporto e ne dettagliano la natura. Ad esempio, l'approvazione di un ordine di acquisto potrebbe richiedere una richiesta. La procedura di documentazione specifica che un dipendente deve preparare una richiesta prima di richiedere l'approvazione di un ordine di acquisto e specifica le informazioni che la richiesta deve contenere.
Segnalazione
Un elemento chiave del controllo interno è la comunicazione di importanti informazioni aziendali. Le procedure di documentazione rafforzano il controllo interno specificando quali informazioni devono includere tali rapporti, chi è responsabile della loro preparazione e chi riceverà i rapporti. Alcuni rapporti contengono informazioni riservate e la procedura di documentazione deve specificare quali rapporti sono sensibili e dettagliare le misure di sicurezza corrispondenti.
Riconciliazione
Anche nelle piccole imprese, le procedure di documentazione si traducono in vari documenti che hanno fonti indipendenti. Un metodo efficace per verificarne l'accuratezza consiste nell'istituire la riconciliazione tra dati comparabili di autori diversi. La procedura di documentazione deve specificare quale riconciliazione deve avvenire e chi è responsabile della sua esecuzione. Deve descrivere un metodo per trattare le discrepanze e assegnare la responsabilità per la risoluzione delle differenze.