Quando si calcola il costo totale di un prodotto o servizio, un'azienda assegna innanzitutto tutti i costi diretti di materiale e manodopera e le spese dirette su base unitaria. I costi generali sono quelli che l'azienda non può attribuire direttamente alle unità di produzione, ma deve comunque includere nei costi complessivi per calcolare con precisione un prezzo di vendita redditizio. Poiché i contabili non possono conoscere l'intero costo delle spese generali fino a quando non sono state sostenute, predeterminano un tasso di assorbimento da applicare ai costi generali durante il periodo contabile. Alla fine del periodo, confrontano i costi effettivi con i costi assorbiti e apportano una rettifica per la differenza.
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Esaminare i livelli di attività storica di ciascun tipo di costo diretto per determinare quale sarà la base del tasso di applicazione delle spese generali. Scegli un'attività che viene utilizzata nella produzione di tutti i tipi di output e che ha un effetto significativo sui costi diretti totali. Ad esempio, se il prodotto o il servizio è ad alta intensità di manodopera, è possibile utilizzare i costi di manodopera diretti o le ore di manodopera diretta. In alternativa, se la fabbrica è altamente automatizzata, le ore macchina sarebbero una base più appropriata. Le aziende che offrono un solo tipo di servizio o producono un unico tipo di prodotto potrebbero utilizzare il volume di produzione come base di calcolo.
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Dividere i costi generali preventivati totali per il periodo per il valore atteso dell'attività diretta scelta nello stesso periodo. Ad esempio, se utilizzi le ore di lavoro diretto come base di costo, dividi i costi generali previsti a budget per il totale delle ore di lavoro diretto previste e moltiplica il risultato per 100 per calcolare la tariffa. Se le spese generali previste per l'anno sono $ 50,000 e le ore totali di lavoro diretto previste per l'anno sono 25,000, dividere $ 50,000 per 25,000, che è uguale a 2. Moltiplicare 2 per 100 per ottenere un tasso di assorbimento del 200 percento. Ciò significa che verranno assorbiti $ 2 di spese generali per ogni ora di lavoro diretta lavorata.
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Moltiplicare il costo diretto effettivo per il tasso di applicazione dei costi generali per calcolare i costi generali assorbiti durante l'anno e confrontarli con i costi generali effettivi sostenuti. Nell'esempio utilizzato, se le ore effettive di lavoro diretto fossero pari a 22,000, le spese generali assorbite sarebbero 22,000 moltiplicate per il 200 percento, ovvero $ 44,000. Se il costo effettivo delle spese generali sostenute fosse di $ 50,000, le spese generali sarebbero sottoassorbite di $ 6,000 per l'anno. Sarebbe stato effettuato un aggiustamento nei libri contabili per riflettere questo e garantire che il conto profitti e perdite mostrasse i costi effettivi sostenuti.