I datori di lavoro devono presentare rapporti periodici sui salari all'Internal Revenue Service e all'autorità fiscale statale. Sebbene i rapporti possano essere annuali, i rapporti trimestrali sui salari sono più comuni. Inoltre, alcuni rapporti annuali richiedono che i datori di lavoro effettuino depositi trimestrali, richiedendo rapporti interni sui salari per garantire che l'intera passività sia pagata entro la fine dell'anno. L'IRS regola i requisiti per i rapporti fiscali federali, ma le linee guida per i rapporti variano a seconda dello stato.
alloggio
I rapporti sui salari si basano sull'anno solare anche se la società presenta l'imposta sul reddito su base annuale che copre un periodo diverso, ad esempio dal 1 ° luglio al 30 giugno. I trimestri sui salari vanno dal 1 ° gennaio al 31 marzo; Dal 1 aprile al 30 giugno; Dal 1 luglio al 30 settembre; e dal 1 ottobre al 31 dicembre. La data di scadenza per i rapporti trimestrali sui salari è in genere un determinato numero di giorni dopo la fine di un trimestre. I rapporti sui salari dovrebbero includere solo i salari effettivamente pagati ai dipendenti durante il trimestre, anche se il datore di lavoro sceglie di maturare salari non pagati nel mese effettivamente lavorato.
Dichiarazione dei redditi federale sui salari
La maggior parte dei datori di lavoro deve presentare un rapporto del modulo 941 dell'IRS ogni trimestre. Questo modulo riporta l'importo dell'imposta federale sul reddito e delle tasse di previdenza sociale e Medicare che il datore di lavoro ha trattenuto dagli assegni dei dipendenti, nonché la parte del datore di lavoro delle tasse di previdenza sociale e Medicare. Questo report non elenca le ritenute per dipendente ma consiste in importi forfettari per ciascuna imposta. Quando i datori di lavoro preparano i moduli W-2 per ogni dipendente alla fine dell'anno, i totali per ciascuna tassa riportata sui W-2 dovrebbero essere uguali ai totali riportati su tutti i 941 rapporti. I rapporti trimestrali 941 devono essere consegnati entro e non oltre l'ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre. Se, durante il trimestre, i datori di lavoro effettuano tutti i depositi in tempo, la data di scadenza viene prorogata di 10 giorni. L'IRS ha la possibilità di consentire ad alcuni datori di lavoro di presentare rapporti annuali, piuttosto che trimestrali, sulle imposte sui salari, ma l'IRS informerà un datore di lavoro se tale modifica viene apportata.
Imposta federale sulla disoccupazione
L'imposta federale sulla disoccupazione viene comunicata ogni anno ei datori di lavoro non sono tenuti a presentare una dichiarazione trimestrale. Tuttavia, l'IRS richiede ai datori di lavoro di effettuare depositi su base trimestrale. Ciò richiede ai datori di lavoro di creare un rapporto interno per calcolare il deposito. Alcuni programmi software utilizzati per preparare assegni sui salari possono generare il rapporto necessario, oppure i datori di lavoro possono preparare un rapporto manuale. I depositi sono dovuti entro la fine del mese successivo alla fine del trimestre.
Imposta statale sui salari
Negli stati con un'imposta sul reddito, i datori di lavoro devono in genere presentare dichiarazioni trimestrali sui salari per riportare l'importo dell'imposta sul reddito statale trattenuta dai dipendenti. La data di scadenza varia a seconda dello stato. Ad esempio, Washington richiede ai datori di lavoro di presentare un rapporto entro la fine del mese successivo alla fine del trimestre, mentre il Maryland richiede il rapporto entro il 15 del mese dopo la fine del trimestre. I datori di lavoro devono contattare la loro commissione fiscale statale per determinare i requisiti.
Imposta statale sulla disoccupazione
Oltre a pagare le tasse federali sulla disoccupazione, i datori di lavoro potrebbero dover versare l'imposta statale sulla disoccupazione. In genere, i datori di lavoro sostengono l'intero costo del SUTA, che sta per legge sulla tassa di disoccupazione statale. Ogni stato ha requisiti diversi per quanto riguarda l'importo minimo del salario che un datore di lavoro deve pagare prima di essere responsabile per SUTA. Normalmente, gli stati non raccolgono SUTA su tutti i salari pagati. Ad esempio, uno stato può richiedere pagamenti SUTA sui primi $ 7,000 guadagnati da ciascun dipendente durante un anno solare. I rapporti trimestrali in genere elencano ogni dipendente, il suo numero di previdenza sociale e l'importo dei salari pagati durante il trimestre che sono soggetti a SUTA, ma i formati esatti variano.
Compensazione statale dei lavoratori
In alcuni stati, i dipendenti possono acquistare un'assicurazione di risarcimento dei lavoratori tramite un vettore privato. In altri stati, come l'Oklahoma, i datori di lavoro possono autoassicurarsi e inviare rapporti trimestrali allo stato. L'assicurazione contro la retribuzione dei lavoratori si basa sulla storia dei sinistri del datore di lavoro ed è una percentuale del libro paga. Diverse professioni con lo stesso datore di lavoro possono avere tariffe diverse per la comp dei lavoratori. Ad esempio, un'azienda manifatturiera può avere un tasso inferiore per il personale impiegato che lavora nel front office rispetto agli operatori del tornio che lavorano nello stabilimento.