I principi contabili generalmente accettati dal Financial Accounting Standards Board, o GAAP, definiscono gli standard contabili che una società statunitense deve seguire. I controlli interni sono progettati per prevenire frodi ed errori materiali che possono compromettere l'accuratezza del bilancio di una società. Controlli interni solidi possono anche ridurre le perdite dovute al furto di beni aziendali e identificare i dipendenti con prestazioni insufficienti. Questi controlli dovrebbero essere implementati dalla società prima che qualsiasi informazione finanziaria venga fornita a revisori esterni, istituti di credito o investitori.
Separazione dei compiti
La separazione dei compiti tra i diversi dipendenti riduce la possibilità per una persona di commettere frodi. Crea anche procedure di doppio controllo per ridurre gli errori di trascrizione. Il dipendente che si occupa della tenuta dei registri non dovrebbe avere la custodia fisica del bene. Ad esempio, la persona responsabile delle riconciliazioni bancarie non dovrebbe ricevere anche pagamenti dai clienti o preparare i depositi bancari.
accesso a
I controlli fisici assicurano che solo i dipendenti autorizzati possano accedere alle risorse aziendali. Alcuni controlli comuni includono cassette di sicurezza per piccoli contanti, chiavi magnetiche per magazzini e codici di accesso univoci per i dipendenti che utilizzano registratori di cassa. Questi controlli possono anche essere digitali, come la richiesta di una password per accedere al sistema informatico dell'azienda.
Autorizzazione
La tua azienda dovrebbe anche sviluppare procedure scritte specifiche per le transazioni finanziarie, incluso un elenco delle persone autorizzate ad approvare ogni tipo di transazione. È possibile elencare transazioni standard e importi accettabili, quindi richiedere l'approvazione del manager per superare questi limiti. Le approvazioni dovrebbero essere riviste per garantire che i gestori non consentano transazioni fraudolente. Le operazioni importanti possono richiedere l'approvazione di più di una persona. Ad esempio, puoi consentire a tutti i dipendenti di eseguire ordini di acquisto inferiori a $ 5,000 e richiedere l'approvazione del manager per qualsiasi importo superiore a questo. Il livello di anzianità richiesta per l'approvazione dovrebbe aumentare con l'aumentare dell'importo in dollari.
Tenuta del registro
Tutti i rendiconti finanziari devono essere supportati da rapporti di contabilità generale o programmi aggiuntivi. È inoltre possibile ridurre le frodi e gli errori accidentali utilizzando, ove possibile, moduli standardizzati per le transazioni finanziarie, come ordini di acquisto o fatture di vendita. Questi moduli devono essere numerati in sequenza in modo da poter identificare i moduli mancanti nella sequenza o i nuovi moduli utilizzati per retrodatare una transazione precedentemente non documentata.
Convalida
Un supervisore dovrebbe riesaminare periodicamente tutti i principali conti di contabilità generale per verificarne l'accuratezza. Il supervisore deve essere un dipendente che non è stato coinvolto nella preparazione del rapporto. Alcune aziende impiegano anche revisori interni per verificare l'approvazione del supervisore. Il dipendente che effettua la revisione deve firmare e datare il documento come prova della sua approvazione. Le autorità di vigilanza dovrebbero anche esaminare le metriche finanziarie pertinenti per individuare le aree che potrebbero presentare problemi di efficienza. Ciò può essere un'indicazione di frode o transazioni registrate in modo improprio.