Nel contesto delle piccole imprese, una mappa schematica del processo, o diagramma di flusso, fornisce una visione a volo d'uccello di un processo aziendale. Un diagramma di flusso mostra le varie attività richieste per completare un processo, indica che le attività trasformano gli input in output e nel complesso descrive il flusso di informazioni, documenti e materiali attraverso il processo. È importante sottolineare che un diagramma di flusso indica anche le decisioni aziendali che devono essere prese in ogni fase di un processo. Uno dei modi più semplici per creare la struttura di un diagramma di flusso è utilizzare Microsoft Word, il popolare word processor che fa parte della suite Microsoft Office.
Crea una struttura del diagramma di flusso
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Creare un nuovo documento Word nella cartella in cui si desidera creare la struttura del diagramma di flusso facendo clic con il pulsante destro del mouse su uno spazio vuoto nella cartella e selezionando "Nuovo" e quindi "Microsoft Word" dai menu a discesa. Rinomina il nuovo documento con un nome significativo, qualcosa di più significativo di "Nuovo documento Microsoft Word", e fai doppio clic sul nuovo nome per aprire il documento.
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Dal menu "Visualizza", selezionare "Barre degli strumenti" e poi "Disegno" per visualizzare la barra degli strumenti Disegno. Dalla barra degli strumenti Disegno, selezionare "Autoshapes" e quindi "Diagramma di flusso" per visualizzare tutte le forme del diagramma di flusso disponibili. Per ottenere la descrizione di una forma particolare, posiziona il puntatore del mouse sulla forma.
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Per inserire una forma del diagramma di flusso nel documento, fare clic su una forma, spostare il puntatore del mouse nella posizione del documento in cui si desidera inserirlo e fare di nuovo clic. Per creare uno schema efficace del diagramma di flusso è necessario avere familiarità con le forme utilizzate per convenzione per attività, decisioni e altri elementi del diagramma di flusso. Convenzionalmente, le attività sono rappresentate da rettangoli e le decisioni sono rappresentate da rombi, ma tutte le forme del diagramma di flusso sono chiaramente etichettate per aiutarti.
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Dopo aver deciso i passaggi principali coinvolti in un processo, inserire una forma del diagramma di flusso per ogni passaggio, lavorando lungo la pagina anziché trasversalmente. Per aggiungere testo a una forma del diagramma di flusso - per descrivere brevemente l'attività o la decisione che rappresenta - fare clic con il pulsante destro del mouse sulla forma, selezionare "Aggiungi testo" e digitare il testo. Se il testo è troppo grande o troppo lungo per la forma, ridurre la dimensione del carattere selezionando il testo e selezionando una dimensione in punti più piccola dalla casella "Dimensione carattere". In alternativa, ridimensiona la forma facendo clic su di essa e trascinando i quadratini di ridimensionamento visualizzati.
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Per collegare insieme le forme del diagramma di flusso, selezionare "Autoshapes" e poi "Connettori" dalla barra degli strumenti Disegno e selezionare il connettore desiderato; per cominciare, probabilmente vorrai solo utilizzare il connettore etichettato "Connettore diritto". Fare clic sul contorno della prima forma che si desidera collegare e quindi sul contorno della seconda forma che si desidera collegare per far scattare il connettore in posizione tra di loro.