Affinché i tuoi dipendenti sappiano cosa aspettarsi il giorno della paga e che il tuo reparto paghe funzioni senza intoppi, devi stabilire politiche correlate. Le procedure dipendono dalla struttura della tua attività e dalle attività che devi svolgere per rispettare le leggi federali, statali e locali. Alcune politiche sono relative ai tuoi dipendenti nel loro insieme; altri sono progettati rigorosamente per il reparto paghe.
Salari, periodi di paga e giorni di paga
Spiega periodi di paga e giorni di paga ai tuoi dipendenti. Ad esempio, se paghi bisettimanale, indica le date di inizio e di fine del periodo di paga di due settimane e il giorno di paga effettivo, ad esempio ogni due venerdì. Sviluppa una struttura salariale trasparente che spieghi i tipi di salari che i tuoi dipendenti possono ricevere. Ciò include salari regolari, straordinari, stipendi, commissioni, aumenti salariali, ferie, bonus e salari finali. Spiegare cosa succede agli stipendi che non vengono richiesti o incassati dal beneficiario. Ad esempio, a seconda della legge statale, potrebbe essere richiesto di presentare allo stato l'importo non incassato dopo un anno.
Cronometraggio
Chiarisci cosa devono fare i tuoi dipendenti per garantire la corretta presentazione del foglio presenze. Ad esempio, se richiedi che compilino fogli presenze settimanali, spieghi le procedure di arrotondamento, le date di presentazione, le conseguenze della falsificazione dei fogli presenze e chi può approvare fogli presenze.
Detrazioni obbligatorie
Elenca i tipi di detrazioni che sei tenuto per legge a trattenere dagli stipendi dei tuoi dipendenti. Le detrazioni obbligatorie includono le imposte sul reddito federali e statali, l'imposta sulla previdenza sociale, la tassa Medicare e, se applicabile, l'imposta sul reddito locale, l'assicurazione statale per l'invalidità e il sequestro del salario. Spiega ai tuoi dipendenti cosa devono fare per garantire un'adeguata ritenuta alla fonte. Ad esempio, devono compilare e inviare un modulo W-4 ai fini della ritenuta fiscale sul reddito federale; in caso contrario, tratterrai alla fascia fiscale più alta dello stato di deposito singolo e delle indennità zero.
Pause e pranzi
La legge federale non richiede che tu conceda ai tuoi dipendenti brevi pause o periodi di pranzo, ma se lo desideri, le pause brevi generalmente vengono pagate ei periodi di pranzo non sono retribuiti. Includere nel manuale della polizza le pause assegnate e gli orari del pranzo, come due pause retribuite di 15 minuti e un'ora per il pranzo, e se i dipendenti devono entrare e uscire per quei periodi.
Pagamento insufficiente e pagamento in eccesso
Indicare le condizioni in base alle quali vengono emessi assegni manuali o di emergenza durante il pagamento insufficiente del salario. Spiegare cosa accade durante un pagamento in eccesso, ad esempio detrarre lo stipendio in eccesso dal prossimo stipendio del dipendente o inserire un pagamento interrotto sull'assegno pagato in eccesso e riemettere un assegno per l'importo corretto.
Benefici per i dipendenti
Suddividi i vantaggi che offri e come i tuoi dipendenti possono ottenerli. Ciò può includere giorni di ferie, malattia, personali e di lutto; assicurazione sanitaria e sulla vita; piani di pensionamento; conti di spesa flessibili; rimborsi spese aziendali; e anticipi sullo stipendio. Spiegare i metodi di maturazione per i giorni di indennità retribuita come ferie e malattia e cosa succede quando un dipendente impiega più del tempo a disposizione.
Procedure del dipartimento
Sviluppa politiche separate per il tuo reparto paghe che delineano come devono essere gestite le mansioni sui salari. Ad esempio, includere attività e compiti di elaborazione dei tempi e delle buste paga associati ai reparti correlati come la contabilità e le risorse umane. Spiegare le procedure di riservatezza, come i requisiti di conservazione dei registri, a chi devono essere divulgate le informazioni sui salari, il tipo di dati che possono essere divulgati e le azioni che i dipendenti del libro paga possono intraprendere durante una violazione della sicurezza.