Le aziende che lavorano per i clienti sono responsabili del completamento dei progetti nel rispetto del budget e dei tempi. Spesso, vi è un determinato numero di ore assegnate alle attività su ciascun progetto e un team leader deve garantire che il suo team si attenga a queste ore, mentre allo stesso tempo completa il progetto nel numero di giorni assegnati. Esiste un modo efficace per pianificare e gestire il lavoro che richiede tempo utilizzando Microsoft Word e Outlook.
Creazione del programma di produzione
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Apri Microsoft Word e crea un nuovo documento.
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Crea una tabella con due colonne e tante righe quante sono le attività nel progetto. In Microsoft Word 2008 e versioni successive, la funzione tabella si trova nel menu Inserisci.
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Nella colonna di sinistra, indica la data in cui un'attività deve essere completata.
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Nella colonna di destra, descrivere l'attività che deve essere eseguita, chi è assegnato e quante ore hanno per l'esecuzione. Ad esempio, "Dave (2 ore) per creare il brief del progetto" o "Sarah (6 ore) per creare nuovi grafici".
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Ripeti i due passaggi precedenti per ogni attività che richiede il completamento.
Condivisione e mantenimento del programma di produzione
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Invia per e-mail al team di progetto completo il programma completo. Chiedere ai membri del team di rivedere il programma e porre eventuali domande in anticipo su potenziali conflitti o preoccupazioni.
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A seconda della sequenza temporale del progetto, all'inizio di ogni giorno o ogni settimana, copia e incolla le attività per quel periodo nel corpo di un'e-mail. Invialo tramite e-mail al team di progetto come promemoria per ciò che deve essere completato.
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Ogni giorno, vai al programma originale di Microsoft Word. Utilizzando la funzione del carattere barrato nel menu principale Home, cancella le attività che sono state completate. Questo aiuta il responsabile del progetto a tenere sotto controllo i progressi.
Programmazione di promemoria, check-in e riunioni
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Evidenzia tutte le fasi del programma di produzione che implicano una riunione o una scadenza importante.
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Creare un appuntamento nel calendario di Outlook per ogni membro del team coinvolto in queste fasi. Ad esempio, se un designer deve inviare un file al direttore creativo per la revisione, programma un promemoria sia per il designer che per il direttore creativo intitolato "Consegna i file di progettazione per la revisione iniziale".
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Se le persone hanno risorse per diversi progetti e il tempo è limitato, Outlook può essere utilizzato per bloccare il tempo nelle loro pianificazioni in modo che non vengano assegnate ad altre riunioni. Ad esempio, il responsabile del progetto potrebbe creare un appuntamento di un giorno per un ingegnere dal titolo "Revisionare e finalizzare le specifiche per la consegna del cliente".