I governi federale e statale richiedono ai datori di lavoro di rispettare le leggi sulle imposte sui salari e sui salari. Queste normative possono essere complesse e richiedere molto tempo per stare al passo. Molti datori di lavoro non hanno il tempo - o vogliono essere disturbati - con i doveri di elaborazione delle buste paga. Ma ne capiscono l'importanza e possono scegliere di esternalizzare il proprio libro paga a un fornitore di servizi di libro paga. Pertanto, un'attività di servizio del libro paga può essere un'impresa redditizia; ma comporta responsabilità significative. L'implementazione di un'attività sui salari richiede un'attenta considerazione ed esecuzione.
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Diventa un professionista certificato del libro paga, se possibile. Sebbene non sia un requisito, il Bureau of Labor Statistics afferma che i professionisti del libro paga certificati hanno un vantaggio rispetto ai loro concorrenti. È possibile ottenere la certificazione tramite l'American Payroll Association.
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Scegli un'entità commerciale. Secondo l'Internal Revenue Service, le strutture aziendali più comuni sono ditta individuale, società di persone, società per azioni e società per azioni. Consulta l'IRS per gli obblighi fiscali per la tua struttura aziendale. In particolare, puoi gestire la tua attività di libro paga da casa; ma se assumerai lavoratori dovresti ottenere un posto di lavoro stabilito.
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Ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro dall'IRS, se applicabile. Se hai dipendenti o se l'azienda è una società o una partnership, hai bisogno di un EIN. Se sei l'unico lavoratore, potresti essere in grado di utilizzare il tuo numero di previdenza sociale a fini fiscali.
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Richiedi una licenza commerciale statale, se applicabile. Lo stato potrebbe non richiedere l'ottenimento della licenza per un'attività di gestione degli stipendi. Tuttavia, molti stati richiedono ai contabili di ottenere la licenza statale. Pertanto, potresti aver bisogno di una licenza statale se gestirai le attività di contabilità e buste paga del tuo cliente. Verificare con il proprio segretario di stato per i requisiti di licenza commerciale del proprio stato.
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Ottieni una licenza commerciale locale. Nella maggior parte dei casi, la contea o la città richiedono agli imprenditori di ottenere una licenza della città o della contea per fare affari nella zona. Verificare con il municipio o il tribunale della contea per i requisiti. Quando invii la tua richiesta di licenza locale, l'agenzia verificherà che la tua attività sia conforme alle leggi locali sulla zonizzazione. Se le leggi sulla zonizzazione non ti consentono di svolgere un'attività sui salari nell'area, dovrai richiedere un permesso di zonizzazione.
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Assumi un avvocato per redigere i documenti legali necessari. Ciò include un contratto standard da firmare da te e dai tuoi clienti; contratto di lavoro con riservatezza e politiche di risoluzione se si hanno dipendenti; e un documento di procura se gestirai le questioni fiscali dei tuoi clienti. Strutture aziendali complesse, come società e partnership, richiedono sicuramente un avvocato.