I fogli di calcolo Excel della tua azienda possono spesso aiutarti a eseguire attività impreviste che ti fanno risparmiare tempo e denaro. Ad esempio, se è necessario generare etichette nome per un evento, non è necessario digitarle manualmente. Microsoft ha creato una potente funzionalità di stampa unione in Microsoft Word che può estrarre record da qualsiasi foglio di calcolo Excel e generare etichette. Dopo aver acquistato etichette le cui dimensioni assomigliano a quelle delle targhette, è possibile consentire a Word di utilizzare i dati di Excel per creare automaticamente le targhette.
Seleziona origine dati Excel
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Fare clic sulla scheda "Lettere" sulla barra multifunzione di Word e quindi fare clic su "Avvia posta Marge". Fare clic su "Etichette" per aprire la finestra a comparsa Opzioni etichetta. Fai clic sulla casella a discesa "Fornitore di etichette" e seleziona il fornitore che produce le etichette che stai utilizzando.
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Scorri l'elenco dei codici prodotto nella casella "Numero prodotto" e seleziona il numero del prodotto che identifica il tipo di etichetta acquistata.
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Fare clic su "OK". Word visualizza una pagina piena di etichette vuote. Fare clic su "Lettere | Seleziona destinatari" per visualizzare la finestra Seleziona origine dati.
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Individua il tuo file Excel nell'elenco dei file visualizzati e fai doppio clic su quel file per selezionarlo. Il pop-up "Seleziona tabella" si apre e mostra i fogli di lavoro del foglio di lavoro.
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Fare clic sul foglio di lavoro che contiene le informazioni sulla targhetta. Se la prima riga del foglio di lavoro contiene intestazioni di colonna, fare clic sulla casella di controllo "La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna" per inserire un segno di spunta in questa posizione. In caso contrario, lasciare la casella di controllo vuota. Fare clic su "OK" per continuare.
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Fare clic su "Lettere" e quindi su "Modifica elenco destinatari" per visualizzare la finestra "Destinatari stampa unione". Questa finestra mostra le righe del foglio di calcolo. Accanto a ciascuna riga vengono visualizzati dei segni di spunta. Se non desideri generare etichette nome per determinate righe, rimuovi i segni di spunta da quelle righe. Fare clic su "OK" per chiudere la finestra.
Collega le etichette a Excel
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Fai clic su "Lettere | Inserisci campo unione" per visualizzare l'elenco delle intestazioni di colonna contenute nel tuo foglio di lavoro. Fare clic sull'intestazione che si desidera utilizzare per popolare le etichette. Ad esempio, se il tuo foglio di lavoro ha una colonna chiamata "Nome", fai clic sull'intestazione per selezionarla. Se desideri includere un'altra intestazione nell'etichetta, fai clic su tale intestazione per evidenziarla, quindi fai clic su "Inserisci". Al termine, fai clic su Chiudi. Le intestazioni di colonna selezionate vengono visualizzate nella prima etichetta della pagina.
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Fai clic su "Lettere | Abbina tutti i campi". Viene visualizzata la finestra a comparsa Campi di corrispondenza. Fare clic sulla casella a discesa "Identificatore univoco" per visualizzare un elenco di opzioni. Il campo del nome selezionato nel passaggio precedente viene visualizzato in tale elenco. Fare clic sul campo del nome e quindi fare clic su "OK" per chiudere la finestra a comparsa.
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Fai clic su "Lettere | Aggiorna etichette". In questo modo vengono copiati i campi dalla prima etichetta a tutte le etichette della pagina
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Fare clic su "Lettere | Anteprima risultati" per visualizzare un'anteprima delle etichette. Word popola ogni etichetta con i campi selezionati dal foglio di calcolo di Excel.
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Aggiungi la carta che contiene le etichette alla stampante e fai clic su "Mailings | Finish & Merge". Seleziona "Stampa documenti" e fai clic su "OK". Word stampa le informazioni sull'etichetta del nome sulle etichette.