Con la maggior parte dei fogli di calcolo Excel, inserisci i dati manualmente nelle celle e quindi utilizzi formule o altre funzioni per analizzarli o eseguire calcoli. Se si dispone di un'origine dati di grandi dimensioni, ad esempio un database di Access, un database di SQL Server o anche un file di testo di grandi dimensioni, è anche possibile recuperare i dati da esso utilizzando Excel. L'utilizzo di istruzioni SQL in Excel consente di connettersi a un'origine dati esterna, analizzare il contenuto di un campo o di una tabella e importare i dati, il tutto senza dover inserire i dati manualmente. Dopo aver importato dati esterni con istruzioni SQL, puoi ordinarli, analizzarli o eseguire i calcoli di cui potresti aver bisogno.
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Aprire Microsoft Excel e quindi creare un nuovo file della cartella di lavoro o aprire un file esistente a cui si desidera connettere un'origine dati esterna.
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Fare clic su "Dati" sulla barra multifunzione di Excel. Fare clic sull'icona "Da altre origini" nella sezione Carica dati esterni. Fare clic su "Da Microsoft Query" nel menu a discesa.
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Fare clic sul tipo di origine dati nella finestra Scegli origine dati. Fare clic e abilitare l'opzione "Utilizza la procedura guidata query per creare / modificare query", quindi fare clic su "OK". Per prima cosa verrà visualizzata la finestra Connessione al database, quindi, pochi secondi dopo, verrà visualizzata la finestra Seleziona file browser del database.
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Accedere alla cartella e al file per il database o il file di origine dati. Evidenzia il nome del file dell'origine dati e fai clic su "OK". Sullo schermo verrà visualizzata la finestra della Procedura guidata query.
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Fare clic e selezionare la tabella nell'origine dati che contiene i campi che si desidera eseguire una query con SQL e importare nel foglio di calcolo Excel. Fare clic sul pulsante ">" al centro della finestra della Creazione guidata query per popolare le colonne nel riquadro delle query con i nomi dei campi della tabella selezionata nell'origine dati. Fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare.
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Seleziona le opzioni di filtro per i dati da recuperare e visualizzare nel foglio di calcolo, se lo desideri. Creando un filtro per i dati in uno o più campi, si indica a Excel di recuperare solo i dati dall'origine dati che soddisfano determinate condizioni o criteri. Ad esempio, se la tua origine dati contiene un elenco di clienti e le loro informazioni di contatto, potresti avere un campo nella tabella per i numeri di telefono. Se desideri solo recuperare i clienti dall'origine dati che hanno un prefisso (919), puoi farlo applicando un filtro. Fare clic su "Phone_Number" o un altro campo con nome simile nel riquadro Colonna da filtrare e selezionare "contiene" nell'elenco dei tipi di filtro. Immettere "919" nel campo successivo e premere "Avanti".
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Selezionare un ordinamento crescente o decrescente per i record da recuperare dall'origine dati. Fare clic sul pulsante "Avanti". Abilitare l'opzione "Restituisci dati a Microsoft Excel" e fare clic sul pulsante "Fine".
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Fare clic e abilitare l'opzione "Tabella" nella finestra Importa dati. Abilitare l'opzione "Foglio di lavoro esistente" e fare clic sull'icona "freccia rossa" a destra del campo della cella sotto l'etichetta Foglio di lavoro esistente. Fare clic e selezionare la cella in cui si desidera posizionare l'angolo superiore destro della tabella dati contenente i record dell'origine dati esterna.
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Fai clic su "OK". Excel visualizza una tabella con i record recuperati che restituiscono come risultato della query SQL sottostante dell'origine dati dalla Creazione guidata query.
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Visualizza la query SQL per vedere come il codice recupera i dati dall'origine dati esterna. Fare clic su "Connessioni esistenti" nella scheda Dati. Fare clic sull'icona "Esegui query dal tipo di origine dati" nella sezione Connessioni in questa cartella di lavoro della finestra Connessioni esistenti. La finestra Importa dati apparirà sullo schermo.
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Fare clic sul pulsante "Proprietà". Nella finestra Proprietà connessione, fare clic sulla scheda "Definizione". Individua il testo nella casella Testo del comando. Il codice della query SQL nativo viene visualizzato lì. Per una query SQL che recupera i record da una tabella esterna denominata "Personal_Contacts", il codice apparirà simile al seguente: SELECT tbl_Personal_Contscts.ID, tbl_Personal_Contacts.Contact_Name, tbl_Personal_Contscts.Phone_Number, tbl_Personal_Contscts.Email_Address Name Documenti Database1.accdb.tbl_Personal_Contacts tbl_Personal_Contacts
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Fare clic sul pulsante "OK" per chiudere la finestra Proprietà connessione. Modifica altri dati nel foglio di lavoro e salva la cartella di lavoro secondo necessità.