I grafici aiutano le persone a visualizzare le informazioni. Un diagramma di flusso di cassa chiarisce cosa fa la tua azienda con i suoi soldi in un modo che potrebbe non essere evidente quando guardi una pagina di un foglio di calcolo piena di numeri. Questa comprensione può aiutarti a prendere decisioni strategiche più informate e a semplificare le tue operazioni interne.
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Progetta una bozza del grafico prima di crearne una versione su larga scala. Prendi un foglio di carta e disegna una casella in alto per ogni forma di reddito che la tua azienda guadagna. Le fonti di reddito comuni includono le vendite ai consumatori e i pagamenti dei clienti. Altre fonti possono includere crediti d'imposta governativi, canoni di leasing, canoni di licenza, vendita di asset e azioni. Qualunque sia la tua forma di reddito, assicurati di non trascurare nulla. Esamina attentamente i documenti finanziari della tua azienda.
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Disegna le caselle al centro della pagina per ogni segmento dell'azienda che ha autorità di spesa. Nelle aziende più grandi questi sono costituiti da dipartimenti o divisioni, di solito guidati da un vice presidente che deve autorizzare le spese. Nelle piccole imprese ogni "dipartimento" può essere composto da una sola persona, ad esempio, la persona che acquista forniture per ufficio, la persona che prepara le vostre finanze e la persona che gestisce le vostre strutture e uffici. Se non hai altri dipendenti, ma indossi "cappelli" diversi quando spendi i soldi dell'azienda, come un cappello da segretario e un cappello da responsabile delle strutture, allora disegna scatole per ciascuno dei cappelli. Il punto chiave è identificare tutti i diversi modi in cui la tua azienda è strutturata per spendere soldi. Ancora una volta, assicurati di non trascurare nulla.
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Sotto ogni casella dell'autorità di spesa, disegnare caselle più piccole che identifichino aree specifiche di spesa. Ad esempio, sotto la casella di gestione delle strutture, elenca caselle separate per servizi pubblici, riparazioni e manutenzione del terreno. Accanto a ciascuna casella, elenca l'importo speso nel periodo contabile più recente. Sommali tutti e scrivi il totale accanto alla casella dell'autorizzazione alla spesa. Ricontrolla l'accuratezza di tutte le cifre e non trascurare alcuna spesa. Assicurati che ogni centesimo stia da qualche parte. La chiave qui è vedere come la tua azienda spende i soldi e quanto spende.
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Collega ogni casella di reddito nella parte superiore della pagina a qualsiasi casella di autorità di spesa che attinge il proprio budget da quella fonte di reddito. Potresti voler usare pennarelli di colore diverso per questo per evitare un disordine confuso di linee. Se la tua azienda raccoglie prima tutte le entrate in un conto generale e poi pianifica tutte le spese da quel conto, puoi saltare questo passaggio. Disegna semplicemente una singola casella tra le caselle delle entrate e le caselle di spesa e contrassegnala come budget generale. In pratica, tuttavia, alcune forme di reddito spesso vanno direttamente a determinate spese.
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Rivedi il grafico, controlla se ci sono errori e pensa a come puoi migliorare il design visivo per evidenziare le informazioni sulla pagina. Quindi disegna una versione finale del grafico molto più grande, utilizzando i pennarelli su un grande foglio di carta adatto per la presentazione alle riunioni o il montaggio a parete. Usa scatole di forma diversa per ogni tipo di scatola per distinguere ulteriormente le informazioni.