Dotare la tua azienda di un sistema telefonico anziché di una moltitudine di telefoni a linea singola può migliorare la comunicazione in ufficio e aumentare la produttività. Tuttavia, possono creare confusione, soprattutto all'inizio, poiché il processo, così come il telefono stesso, è spesso molto diverso da quello che usi attualmente. Sebbene il provider, il tipo di telefono e le caratteristiche e le dimensioni del sistema rendano ogni sistema telefonico diverso, il "funzionamento interno" di base condivide caratteristiche comuni e può darti un buon punto di partenza per una migliore comprensione di un sistema telefonico dell'ufficio che stai considerando o che stai già utilizzando.
I fatti
Prima di poter capire come funziona un sistema telefonico dell'ufficio, è necessario identificarlo in base al tipo. I due tipi di base - multilinee e private branch exchange - sono simili ma differiscono per il loro grado di complessità. Il più semplice è un telefono multilinea standard. Con un telefono multilinea, è possibile avere un massimo di circa 10-1 linee singole che entrano in un singolo telefono, ognuna delle quali di solito viene visualizzata come una singola linea, ad esempio "Linea 2", "Linea 3" e "Linea XNUMX" su ogni interno telefonico in ufficio. I telefoni multilinea richiedono il funzionamento manuale. Un sistema di scambio di filiale privato, chiamato anche sistema PBX, è un sistema telefonico automatico utilizzato spesso dalle aziende più grandi. I sistemi PBX offrono la possibilità di linee aggiuntive e l'automazione rende superfluo un centralinista.
Multilinea
I telefoni multilinea funzionano in modo diverso a seconda delle opzioni disponibili. In un sistema di base, ogni linea del sistema ha un numero di telefono separato. Pubblichi ogni numero di telefono e li consideri come una riga separata. La linea che riceve la chiamata squillerà e una spia lampeggerà, ma se la linea è in uso, il chiamante riceverà un segnale di occupato o passerà direttamente alla casella vocale. Un'altra opzione è un servizio chiamato "rollover" in cui pubblichi un solo numero e le chiamate in arrivo occupano le linee in ordine decrescente. Ad esempio, se si dispone di tre linee in entrata e due chiamanti effettuano una chiamata contemporaneamente, una chiamata squillerà sulla linea 1 e la seconda chiamata squillerà sulla linea 2. Entrambi i tipi di solito offrono funzionalità come la posta vocale e il trasferimento di chiamata, come così come un sistema di altoparlanti che consente a un addetto alla reception di avvisare i dipendenti delle chiamate in arrivo.
Nozioni di base sul PBX
Un sistema telefonico PBX esegue le stesse attività generali di un sistema multilinea ma senza assistenza umana. Le chiamate in arrivo entrano attraverso un buffer, un'area elettronica di ricezione centrale e quindi, a seconda del numero composto dal chiamante, viene eseguita una delle due azioni. Se il chiamante compone un numero centrale, molto spesso avrà la possibilità di comporre immediatamente un numero di interno o di ascoltare un elenco automatico di interni telefonici, sceglierne uno e connettersi. Se il chiamante compone direttamente una delle linee di interno, può bypassare completamente il sistema e connettersi all'interno. Ad esempio, se un numero centrale è 555-4123, i numeri degli interni diretti possono essere numeri come 555-4124 e 555-4125.
Opzioni PBX
Un'ulteriore opzione fornita dai sistemi telefonici PBX è la possibilità di connettersi internamente. I dipendenti possono utilizzare un telefono per comporre altri interni dell'ufficio senza utilizzare una linea esterna, di solito componendo le ultime tre cifre del numero, ad esempio 124 o 125. Per accedere a una linea esterna ed effettuare una chiamata in uscita, la maggior parte dei sistemi PBX richiede includere un numero aggiuntivo, ad esempio il numero 9, prima di effettuare la chiamata.