Microsoft Access è la potente applicazione di database relazionale fornita con le versioni professionali e aziendali di Microsoft Office. Innumerevoli aziende in tutto il mondo utilizzano i database di Access per alimentare l'inventario interno, la contabilità e altre applicazioni incentrate sulla produttività. Da solo, Access è in grado di eseguire molti dei calcoli che potresti aspettarti da un'applicazione per fogli di calcolo di Microsoft Excel. Utilizzando le sue potenti funzionalità di reporting, Access può anche creare report dinamici basati sui dati basati su un numero virtualmente illimitato di criteri o variabili. Sebbene i report di Access siano strumenti eccellenti per le decisioni aziendali interne, contabili o revisori esterni potrebbero non disporre di Access ed essere in grado di visualizzare i report generati dal programma. Praticamente tutti i contabili, i CPA e i revisori hanno Excel (o un'applicazione compatibile con Excel) installato sui propri computer, quindi se si desidera fornire a un utente non Access una versione visualizzabile e modificabile di un report creato nel programma di database, è necessario esportare i suoi dati in un foglio di calcolo Excel.
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Avvia Microsoft Access sul tuo computer. Fare clic sulla scheda "File", quindi su "Apri". Apri il database di Access che contiene il rapporto che desideri esportare in Excel.
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Fare clic sul "riquadro di navigazione" sul lato sinistro della finestra del database principale. Scorri verso il basso fino alla sezione "Rapporti" nella parte inferiore del riquadro Tutti gli oggetti di Access.
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Fare doppio clic sul nome del report che si desidera esportare in Excel. Access esegue il report e lo visualizza a destra del riquadro All Access Objects.
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Fare clic sulla scheda "Dati esterni" sulla barra multifunzione. Fare clic sull'icona "Excel" sotto l'intestazione Strumenti layout report.
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Fare clic sul pulsante "Sfoglia" nella finestra "Esporta - Foglio di calcolo Excel". Seleziona la cartella sul tuo PC in cui desideri salvare la versione Excel del rapporto, quindi fai clic su "Salva".
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Fare clic sulla freccia a discesa accanto all'etichetta "Formato file". Fare clic e selezionare la versione di Excel per la quale si desidera formattare il file esportato. L'elenco contiene due opzioni: "Excel 97 - Cartella di lavoro Excel 2003" e "Microsoft Excel 5.0 / 95", che è l'impostazione predefinita. Nella maggior parte dei casi, dovresti semplicemente lasciare il valore impostato sul valore predefinito.
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Lascia l'opzione "Esporta dati con formattazione e layout" abilitata a meno che tu non voglia esportare dati grezzi senza intestazioni o formattazione del layout. Abilitare l'opzione "Apri il file di destinazione al termine dell'operazione di esportazione" se si desidera che il file esportato venga aperto immediatamente in Excel al termine del processo di conversione. Altrimenti, lascia deselezionata la casella accanto all'opzione.
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Abilita l'opzione "Esporta solo i record selezionati" se stai visualizzando un report che mostra solo determinati record nel set di dati. Altrimenti, lascia l'opzione vuota.
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Fare clic sul pulsante "OK". Dopo alcuni secondi, sullo schermo viene visualizzata la finestra Salva passaggi di esportazione. Abilita l'opzione "Salva passaggi di esportazione" se desideri utilizzare le stesse opzioni di esportazione di Excel in futuro. Fare clic sul pulsante "Chiudi" per chiudere la finestra "Esporta - Foglio di calcolo Excel". Se hai abilitato l'opzione "Apri il file di destinazione al termine dell'operazione di esportazione", Excel si apre e visualizza il report sotto forma di foglio di calcolo. In caso contrario, è necessario aprire il report in Excel utilizzando il "File | Opzione "Apri" sulla barra multifunzione.