Un vantaggio della raccolta dei dati aziendali con i moduli PDF è la sicurezza: a differenza dei moduli Excel o HTML, ad esempio, i moduli PDF sono più difficili da modificare, poiché è necessario un programma speciale con funzionalità di modifica PDF. Tuttavia, il vantaggio ha un costo: Access non può importare direttamente i dati dei moduli PDF, come può farlo da Excel e da altre fonti. Usa Adobe Reader ed Excel come soluzione a questo problema. La capacità del lettore di esportare testo e la capacità di Excel di convertire il testo in dati di tabelle, consentono di convertire i moduli PDF in una cartella di lavoro di Excel che Access può importare.
1
Apri un modulo compilato in Adobe Reader. Questo modulo PDF deve avere le etichette dei campi a sinistra e i campi compilati a destra. Fare clic sulla voce "Salva come altro" del menu "File". Fare clic sulla voce "Testo", quindi immettere un nome file nella finestra di dialogo visualizzata. Fare clic su "Salva" per salvare il modulo come testo.
2
Apri il file di testo esportato in Excel. Excel visualizza la finestra di dialogo Importazione guidata testo.
3
Fare clic sull'opzione "Delimitato", quindi fare clic sul pulsante "Avanti". Seleziona solo la casella di controllo "Altro", lasciando deselezionate le restanti caselle. Digitare un carattere ")" nel controllo della casella di testo Altro. Adobe Reader aggiunge questo carattere alle etichette dei campi, il che rende facile distinguere le etichette dai dati del modulo.
4
Fare clic sul pulsante "Fine" per importare le etichette e i dati del modulo PDF in una nuova cartella di lavoro. Sebbene le etichette dei campi siano separate dai dati del modulo, si trovano a sinistra di tali dati. Devono essere sopra i dati prima che Access possa importare il modulo.
5
Selezionare le etichette e i dati dei campi importati, quindi premere "Ctrl-C" per copiare la selezione negli appunti. Creare una nuova cartella di lavoro e quindi fare clic sul comando "Incolla speciale" della scheda Home.
6
Fare clic sulla casella di controllo "Trasponi" della finestra di dialogo Incolla speciale. La trasposizione trasforma le intestazioni di riga, come quelle nel modulo importato, in intestazioni di colonna. Fare clic su "OK" per eseguire la trasposizione. Questo passaggio di trasposizione è il motivo per importare prima il modulo in Excel, anziché importarlo direttamente in Access.
7
Salva la cartella di lavoro e quindi apri Access. Fare clic sul pulsante "Excel" della scheda Dati esterni per visualizzare una finestra di dialogo per l'importazione dei dati. Fare clic sul pulsante "Sfoglia", quindi selezionare la cartella di lavoro di Excel. Fare clic su "OK" nella schermata corrente e in quella successiva.
8
Selezionare la casella di controllo "La prima riga contiene intestazioni", quindi fare clic su "Fine" per completare l'importazione dei dati del modulo PDF.