Microsoft Access supporta l'importazione diretta dei dati del foglio di calcolo da file creati in Microsoft Excel o salvati come file XLS o XLSX in un'altra applicazione in grado di creare documenti compatibili con Excel. Puoi creare un database direttamente dal tuo foglio di calcolo, trasformando le intestazioni di colonna con cui hai identificato il contenuto dei tuoi dati nei nomi dei campi nella tua tabella di Access. Se hai creato più fogli di calcolo che contengono le stesse colonne di dati, puoi combinare i loro contenuti in un unico file di Access ripetendo il processo di importazione dei dati con ogni singolo foglio di calcolo.
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Passa alla scheda "Dati esterni" in Access e individua il gruppo "Importa e collega". Fare clic sull'opzione "Excel". Viene visualizzata la finestra di dialogo "Carica dati esterni - Foglio di calcolo Excel".
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Fare clic sul pulsante "Sfoglia" e utilizzare la finestra di dialogo "Apri file" per individuare il primo file Excel che si desidera importare. Fare clic sul pulsante "Apri" per tornare alla finestra di dialogo "Carica dati esterni".
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Selezionare il primo pulsante di opzione nel set di tre scelte per impostare la modalità di utilizzo dei dati di Excel. Questa opzione crea una nuova tabella nel database corrente. Fare clic sul pulsante "OK" per continuare con la procedura guidata di importazione del foglio di calcolo.
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Fare clic sul pulsante "Mostra fogli di lavoro" e identificare il foglio di lavoro che si desidera utilizzare. Se il file del foglio di calcolo contiene un solo foglio di lavoro, la scelta è semplice. Se ne contiene più di uno, fare attenzione a selezionare la scelta corretta. Esaminare i dati di esempio nella parte inferiore della procedura guidata per verificare di aver scelto il foglio di lavoro corretto e che la prima riga dei dati sia costituita da intestazioni di colonna. Fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare.
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Fare clic sulla casella di controllo "La prima riga contiene intestazioni di colonna" per indicare ad Access di utilizzare queste etichette di colonna come nomi di campo. È possibile visualizzare i nomi dei campi proposti nei dati di esempio nella parte inferiore della procedura guidata. Fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare.
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Fare clic sulla prima colonna dei dati e utilizzare le "Opzioni campo" sopra i dati di esempio per fornire informazioni sui dati. Utilizza la casella "Nome campo" per sostituire l'intestazione della colonna come nome del campo. Imposta il menu a discesa "Tipo di dati" su "Testo", "Memo", "Numero", "Dati", "Ora", "Valuta", "Sì / No" o "Collegamento ipertestuale", a seconda del contenuto della colonna . Utilizzare la casella di controllo "Non importare campo (ignora)" per omettere una colonna. Utilizza il menu a discesa "Indicizzato" per indicare se il contenuto del campo deve essere indicizzato. Fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare.
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Definisci una chiave primaria per l'importazione dei dati. Per impostazione predefinita, Access aggiunge una chiave primaria che seleziona. Puoi sovrascrivere la sua scelta o dirgli di non creare una chiave. Fare clic sul pulsante "Fine" per continuare.
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Riesegui l'Importazione guidata, questa volta scegliendo di aggiungere i dati alla nuova tabella e specificando il nome del file successivo che desideri importare. Aggiungi i tuoi dati e avvia di nuovo la procedura guidata per il file successivo. Ripeti questo processo fino a quando non avrai importato tutti i dati del foglio di lavoro.