Un buon sistema di archiviazione contabile può ridurre in modo significativo il tempo e lo sforzo necessari per gestire le finanze della tua azienda. Inoltre semplifica notevolmente il compito annuale di budgeting e pianificazione, poiché rende prontamente disponibili le informazioni vitali. Le soluzioni a molti dei problemi che sorgono nelle operazioni quotidiane di un'azienda possono essere trovate nei registri contabili, un altro motivo per fare attenzione nella strutturazione del sistema.
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Pianifica il tuo sistema di archiviazione contabile creando prima un disegno schematico della struttura della tua azienda, indicando come fluiscono i contanti attraverso il sistema. Le aziende manifatturiere dipendono dal pagamento dei fornitori per le materie prime, ad esempio, ma possono estendere tali pagamenti per mesi fino a quando i prodotti finiti non vengono venduti ai distributori. Le organizzazioni di vendita, d'altra parte, ricevono denaro dai clienti e devono pagare rapidamente il personale di vendita e finanziare l'inventario.
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Assegnare uno schedario o un cassetto nello schedario per ciascuno dei seguenti elementi: cartelle delle fatture del fornitore, contabilità fornitori, cartelle delle fatture dei clienti, contabilità clienti e file aggiuntivi secondo necessità per tasse, contratti, estratti conto bancari, assegni, informazioni sulla garanzia dell'attrezzatura e qualsiasi altra cosa altrimenti manterrai i tuoi registri contabili.
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Progetta una copertina per le fatture pagabili ai tuoi fornitori. Includere una ripartizione dei conti contabili coinvolti nella fattura, gli importi addebitati su tali conti, la data da pagare, la data di pagamento, il numero di assegno e qualsiasi altra informazione che ti aiuterà a fornire riepiloghi completi e facilmente comprensibili. Utilizzare la copertina per prendere appunti su accordi, persone contattate e dettagli sulle transazioni.
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Crea cartelle per ciascuno dei tuoi fornitori abituali, con una cartella miscellanea o una cartella di funzioni per singole transazioni con diversi fornitori. Quando ricevi le fatture, attaccale alla fattura e alla busta, inseriscile nelle cartelle dei fornitori, quindi sposta le cartelle nel file della contabilità fornitori dove le disporrai in ordine di data di pagamento.
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Progetta una copertina per le fatture dei tuoi clienti. Usa queste copertine per riepilogare eventuali accordi di pagamento che hai con i tuoi clienti, conversazioni e istruzioni speciali.
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Crea cartelle per ciascuno dei tuoi clienti. Conserva le copie dei contratti e delle fatture in queste cartelle e sposta le fatture attive nel file della contabilità clienti in ordine di data di pagamento.
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Utilizzare le schede di disconnessione per sostituire le cartelle del fornitore e del cliente che sono state spostate nei file della contabilità fornitori e della contabilità clienti.