Le organizzazioni senza scopo di lucro spesso assumono organizzatori di eventi professionisti per organizzare cene di raccolta fondi. Le cene di raccolta fondi possono raccogliere fondi significativi e fornire anche un'opportunità per i sostenitori, i volontari e il personale dell'organizzazione di socializzare, divertirsi e rinnovare il loro impegno per la missione dell'organizzazione non profit. Alcune organizzazioni non profit organizzano cene di raccolta fondi annuali che sono previste come eventi festivi della comunità per promuovere e sostenere una causa degna. Un evento memorabile è importante, ma lo scopo principale della cena di raccolta fondi è raccogliere fondi. A tal fine, una pianificazione ed esecuzione dettagliate sono necessarie per un evento di successo.
1
Inizia a pianificare la cena con sufficiente anticipo per portare a termine i compiti importanti. Ad esempio, potrebbe essere necessario prenotare una sala per banchetti o altri accordi che richiedono una notifica anticipata.
2
Incontra i rappresentanti dell'organizzazione senza scopo di lucro per decidere gli aspetti principali della cena di raccolta fondi, inclusi il menu, la data e l'ora e se l'evento sarà a buffet o se servirà il personale di sala. L'organizzazione senza scopo di lucro potrebbe decidere di organizzare una cena semplice o di includere un'asta o un altro evento durante la cena.
3
Scrivi un contratto per i tuoi servizi aziendali e includi l'importo addebitato per i tuoi servizi, il lavoro da svolgere e le modalità di pagamento. Potresti decidere di pagare tutte le spese e inviare fatture per il rimborso. Potresti addebitare una tariffa fissa per l'evento che include tutti i costi. Tu e l'organizzazione senza scopo di lucro potreste decidere che il vostro ruolo è limitato alla pianificazione e che l'organizzazione non profit si occuperà delle finanze. Usa il contratto firmato per guidare il tuo lavoro con l'organizzazione non profit.
4
Sviluppare un budget per la cena di raccolta fondi che dettaglia le spese, come stipendio, costo dell'affitto per la sala banchetti, assicurazione di responsabilità civile, catering o acquisto di cibo e bevande, tavoli e sedie, tovaglie e costi di stampa e affrancatura per biglietti, lettere altri annunci pubblicitari. Includere i prezzi dei biglietti e il profitto del progetto in questi calcoli.
5
Preparare una sequenza temporale che includa l'ora e la data della cena di raccolta fondi e le date per il completamento delle attività. Assegna al personale la responsabilità del luogo della cena, della vendita dei biglietti, del cibo, dell'intrattenimento, dell'installazione e della pulizia. Includi riunioni regolari nella tua cronologia per condividere rapporti sullo stato di avanzamento e modificare i piani man mano che vai avanti.
6
Trova un luogo per la cena che abbia le dimensioni della stanza necessarie, parcheggio, servizi igienici e, se necessario, una cucina per la preparazione del cibo.
7
Designare una persona che gestisca il personale e i volontari che svolgeranno il lavoro prima, durante e dopo la cena di raccolta fondi.
8
Chiedi alle aziende locali di sponsorizzare la cena e sollecitare donazioni in natura e in contanti. Collabora con l'organizzazione senza scopo di lucro per effettuare queste richieste in base allo stato di esenzione fiscale dell'organizzazione. Gli sponsor forniscono fondi o donazioni in natura per sostenere le spese a sostegno di una causa favorita o di beneficenza o in cambio di pubblicità per eventi. Fondazioni, attività commerciali locali e altre organizzazioni che donano a organizzazioni senza scopo di lucro possono aiutare a compensare le spese per l'evento.
9
Stampa i biglietti per la cena. Includere nel biglietto l'organizzazione o far partecipare la cena, i nomi degli sponsor e le informazioni sugli eventi che si svolgeranno durante la cena. Collabora con l'organizzazione senza scopo di lucro sulla vendita dei biglietti, utilizzando il personale, i volontari e le mailing list dei donatori.
10
Pubblicizza la cena di raccolta fondi con volantini, poster e avvisi su giornali e periodici locali. Aggiungi l'evento al sito Web e alla newsletter dell'organizzazione non profit. Invia un mailer ai sostenitori dell'organizzazione, ai volontari e ad altre persone e organizzazioni che potrebbero essere interessate alla cena. Avvisa i contatti degli elenchi della comunità nelle stazioni televisive e radio.
11
Stampa i programmi per la cena di raccolta fondi una volta che i piani per i relatori e gli eventi durante la cena sono stati finalizzati. Includere sponsor e donatori che hanno sostenuto la cena.
12
Metti in scena l'evento di raccolta fondi ispezionando la posizione, disponendo tavoli e sedie, aggiungendo fiori o decorazioni sul palco o sul podio e decorando la stanza. Assicurati che la configurazione contribuisca a una buona esperienza per gli ospiti.
13
Assegna il personale a lavorare all'evento che risolverà i problemi e assicurerà che tutto proceda senza intoppi.
14
Concludere la cena di raccolta fondi con un incontro per rivedere l'evento, elencare e documentare le spese e sviluppare un rapporto finale sull'evento da presentare all'organizzazione senza scopo di lucro.