Gli obiettivi per una riunione di bilancio per piccole imprese dipenderanno in gran parte da ciò che speri di ottenere. Alcune riunioni di budget sono esplorative, altre vengono utilizzate per stabilire i budget e altre aiutano le aziende a rivedere le prestazioni dell'azienda in relazione ai suoi piani finanziari. Prima di tenere una riunione sul budget, comunica gli obiettivi a tutte le parti coinvolte.
Per i bilanci
Le piccole imprese dovrebbero creare più di un budget o creare diversi report all'interno di un budget. Un budget principale elenca le entrate e le spese annuali previste per aiutarti a controllare la spesa per raggiungere gli obiettivi di profitto. Un budget funzionale consente di monitorare le prestazioni di un singolo reparto o progetto. I proprietari di piccole imprese dovrebbero utilizzare le informazioni in un budget principale per determinare le loro spese generali, che includono costi quali affitto, assicurazione, personale d'ufficio, marketing, apparecchiature per ufficio, telefoni e servizi Internet. Un budget di produzione identifica i costi elevati di produzione di un prodotto o servizio, come materiali, manodopera ed energia.
Riunione di pianificazione
Il primo tipo di riunione di bilancio che dovresti tenere è una riunione di pianificazione. Non vengono prese decisioni difficili in questa riunione, che ha lo scopo di identificare tutte le potenziali categorie di entrate e uscite e fare proiezioni per ciascuna. Invita i capi dipartimento a questa riunione e chiedi loro di preparare i numeri per il loro dipartimento da portare alle discussioni. Porta i dati storici sotto forma di estratti conto, fatture, bilanci, libri mastri e altri documenti finanziari. Includere una valutazione di crediti inesigibili, sanzioni e multe pagate per creare un elenco accurato di entrate e spese. Prima o durante questa riunione, nominare un comitato di bilancio per aiutare con la creazione del documento di bilancio finale.
Creation Meeting
Quando hai tutti i dati necessari per creare il tuo budget, organizza una riunione con le persone chiave per rivedere la prima bozza del budget. Includere eventuali breakout o report, come budget funzionali, generali e di produzione. Chiedere input ai partecipanti in merito alla loro fiducia nelle tue proiezioni o alla loro capacità di raggiungere i loro obiettivi di budget. Invita tutte le parti coinvolte a partecipare alla riunione in modo che possano fornire input sui dati forniti da altri dipartimenti, che potrebbero influenzare le loro proposte di budget.
Riunione riepilogativa
Tenere riunioni mensili o trimestrali per la revisione del budget per analizzare il confronto tra le prestazioni finanziarie effettive e il budget previsto. Chiedete alle principali parti interessate perché stanno facendo meglio o peggio del previsto e sollecitate suggerimenti per capitalizzare su numeri di entrate migliori del previsto o per affrontare le spese eccessive. Potrebbe essere necessario modificare il budget, anziché il rendimento, in base a ciò che si trova.