Sia che tu gestisca camion per le consegne per la tua attività o che invii semplicemente dipendenti per commissioni aziendali occasionali, le spese di gas o carburante sono qualcosa che probabilmente paghi almeno occasionalmente. Altre volte, potrebbe essere necessario fatturare a un cliente le spese per la benzina relative a un ordine di lavoro o di servizio. Per aiutarti a tenere traccia dei vari tipi di costi di benzina che la tua azienda potrebbe sostenere, QuickBooks offre un paio di opzioni per inserirli e spenderli.
Inserimento di una fattura per le spese
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Avvia QuickBooks, fai clic su "Fornitori" sulla barra dei menu e quindi seleziona "Inserisci fatture".
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Fare clic sull'elenco a discesa "Fornitore", quindi selezionare il nome della stazione di servizio o dell'azienda da cui è stata acquistata la benzina. Se non hai ancora aggiunto la stazione di servizio all'elenco dei fornitori, fai clic su "Aggiungi nuovo", inserisci i dettagli del fornitore e fai clic su "Aggiungi". Dopo aver aggiunto la nuova stazione di servizio o fornitore, seleziona la società nell'elenco a discesa Fornitore.
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Fare clic sul campo "Data" e selezionare la data per l'acquisto della benzina dal calendario a comparsa. In alternativa, lascia intatta la data corrente nel campo, se stai inserendo la bolletta lo stesso giorno dell'acquisto della benzina.
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Immettere l'importo dell'acquisto di benzina nel campo "Importo dovuto".
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Immettere il numero di ricevuta o un altro numero di tracciabilità riconoscibile per l'acquisto di benzina nel campo "Ref. No".
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Fare clic sulla scheda "Spese", quindi fare clic all'interno del campo "Account". Selezionare "Benzina", "Acquisti di carburante" o un altro conto spese appropriato per l'acquisto dall'elenco a discesa.
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Fare clic su "Salva" per salvare la nuova fattura e registrare l'acquisto di benzina nel sistema QuickBooks.
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Fai clic su "Fornitori" nella barra dei menu, quindi seleziona "Paga bollette". Fai clic su "Mostra tutte le fatture" nella finestra Paga fatture, quindi scorri verso il basso e seleziona la fattura per l'acquisto di benzina che hai inserito in precedenza.
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Fare clic sull'elenco a discesa "Conto di pagamento" e selezionare il conto da cui si desidera detrarre il pagamento per l'acquisto di benzina (ad esempio, conto in contanti o carta di credito).
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Fai clic sull'elenco a discesa "Metodo di pagamento" e seleziona "Assegno", anche se non hai pagato con un assegno. Seleziona l'opzione "Assegna controllo no". Quando viene visualizzata la finestra pop-up, inserisci il numero dell'assegno se hai pagato con un assegno o inserisci "Contanti", "Bancomat" o "Carta di credito" se hai pagato l'acquisto del gas utilizzando un metodo diverso.
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Fare clic su "Paga fatture selezionate" per registrare il pagamento per l'acquisto della benzina.
Spese di gas rimborsabili
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Fai clic su "Fornitori", quindi seleziona "Inserisci fatture". Seleziona il nome della stazione di servizio o della società dall'elenco a discesa Fornitore.
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Fare clic sul campo "Elemento" per aprire un elenco a discesa. Selezionare "Benzina", "Acquisti di carburante" o un altro nome di elemento appropriato nell'elenco per l'acquisto del gas. Fare clic sulla casella di controllo nella colonna "Fatturabile" per trasferire al cliente il costo dell'acquisto del gas.
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Fare clic sull'elenco a discesa "Cliente: Nome lavoro" e selezionare il cliente a cui si desidera fatturare la spesa per l'acquisto del gas.
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Immettere la data e l'importo dell'acquisto del gas nei campi corrispondenti, quindi fare clic su "OK" per registrare la spesa.
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Crea una nuova fattura per il cliente come faresti normalmente. Fare clic sul pulsante "Aggiungi tempo / costi", quindi selezionare la spesa del gas nella finestra Immettere fatture. Immettere un valore appropriato nel campo "Importo o% di ricarico" se si desidera addebitare al cliente un importo superiore all'importo della spesa effettiva del gas.
6
Seleziona "Stampa tempi e costi selezionati come un unico articolo" se non desideri che il cliente veda l'importo del markup sulla fattura. Fare clic su "OK" per trasferire le informazioni sulla spesa del gas e il costo nella fattura.
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Aggiungere altri articoli alla fattura secondo necessità. Salva e stampa la fattura come faresti normalmente.