I dipendenti a tutti i livelli in un'azienda possono commettere frodi sui crediti. I metodi variano, ma la maggior parte riguarda la deviazione di denaro prima che i pagamenti vengano registrati correttamente nei libri contabili dell'azienda. I dipendenti che commettono frodi su crediti stanno rubando denaro all'azienda, il che influisce sui profitti ma può anche comportare la perdita di clienti e un sistema contabile compromesso. L'implementazione di forti controlli contabili interni aiuta a prevenire le frodi sui crediti. Le piccole imprese con pochi dipendenti spesso non sono in grado di assegnare aspetti diversi della contabilità clienti a dipendenti diversi, quindi il rilevamento delle frodi assume maggiore importanza.
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Formare i dipendenti e la direzione nel riconoscere e rilevare i diversi tipi di frodi sui crediti e metodi di occultamento. La scrematura, nota come frode off-book, comporta il furto di crediti prima che i fondi vengano registrati. Lappatura comporta la registrazione continua del pagamento di un cliente sul conto di un altro cliente per nascondere il furto di crediti. La sostituzione dell'assegno per contanti è la sostituzione dei pagamenti attesi rubati con entrate impreviste, come rimborsi o sconti. Il furto di estratti conto, notifiche tardive e altri documenti finanziari nasconde temporaneamente le frodi sui crediti. I dipendenti commettono anche frodi sui crediti, contrassegnando impropriamente i conti come vecchi o non esigibili o indirizzando i conti correnti alle agenzie di recupero crediti per nascondere i pagamenti rubati e ricevere tangenti.
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Monitorare e supervisionare tutti i dipendenti e rivedere frequentemente il loro lavoro, in particolare i dipendenti nuovi e promossi di recente che hanno accesso alla posta in arrivo e ai documenti finanziari.
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Fornire supervisione per il lavoro dei dipendenti che svolgono mansioni che dovrebbero essere separate sotto adeguati controlli interni. Ad esempio, il dipendente che apre la posta e registra gli assegni ricevuti o la persona che elabora la contabilità clienti e invia gli estratti conto.
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Cerca segnali di allarme nel comportamento dei dipendenti, come cambiamenti significativi nelle abitudini di spesa, non prendersi mai del tempo e non essere disposti a prendersi delle ferie.
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Analizza i cambiamenti improvvisi nei fornitori, i modelli di acquisto non familiari e il rapporto dei fornitori con i dipendenti. Verifica l'esistenza di nuovi fornitori per prevenire frodi tramite fornitori di shell e bustarelle.
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Richiedere a tutti i dipendenti di prendersi una vacanza e, se possibile, ruotare periodicamente le mansioni per consentire ad altri dipendenti di avere accesso ai registri contabili ed eseguire le attività che potrebbero nascondere frodi sui crediti.
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Implementare un programma di segnalazione di irregolarità per incoraggiare la segnalazione di attività fraudolente, inclusi furti e procedure contabili improprie.
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Esegui audit interni a sorpresa per rilevare pratiche contabili che nascondono frodi sui crediti. I dipendenti autorizzati a modificare i conti possono eliminare conti, contrassegnare conti come insolventi, cancellare conti, inviare pagamenti rubati a conti vecchi o falsi e utilizzare il bilanciamento forzato di contanti e conti attivi per nascondere il furto di pagamenti registrati.
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Assumere professionisti per eseguire regolarmente audit esterni e chiedere al revisore di spiegare i metodi di rilevamento delle frodi utilizzati.